Postbearbeitung und Postbuch, der Unterschied

Ein Postbuch dient der besseren Übersicht der Eingangs- und Ausgangspost. Schnell sind die wichtigsten Daten erfasst und können zu einem späteren Zeitpunkt nachgeprüft werden. Gibt es Unstimmigkeiten beim Versand, können wir anhand dieser Übersicht nachsehen, wer den Brief wann und zu wem gesendet hat. In den meisten Unternehmen wird das Postbuch von einem Mitarbeiter am Empfang oder dem Sekretariat geführt. Die Briefe werden nach Art und Datum sortiert, geöffnet und dem Empfänger zugeordnet.

Eins ist sicher, der den Brief öffnet und sortiert, erhält Einblick in Rechnungen und weitere Geschäftsbriefe. Somit wandern vertrauliche Daten durch mehrere Hände und können schnell verloren gehen oder auf dem einen oder anderen Schreibtisch in Vergessenheit geraten.

Empfehlenswert ein digitales Postbuch

Ein digitales Postbuch ist im Vergleich zur Papierform wohl die effektivere Variante. Die Bearbeitungszeiten werden reduziert, es ist schneller auffindbar und die Qualität sowie die Auskunftsfähigkeit sind genauer. Der Papierverbrauch sinkt, da kaum Kopien benötigt werden. Digitale Post kann direkt an die personengebundene E-Mail Adresse weitergeleitet werden, ohne dass diese ins Blickfeld weiterer Personen gelangt.

Archivierung leicht gemacht

Geschäftsbriefe, Handelsbriefe und Belege müssen wie viele weitere Dokumente nach Abgabenordnung (§147 / §140 AO) mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. So sollten abgeheftete Dokumente ordentlich und sauber im Archiv untergebracht werden. Findet der Posteingang in digitaler Form statt, bietet in bei der Archivierung mehr Transparenz für spätere Suchen, ist übersichtlicher und benötigt wesentlich weniger Platz.

Natürlich findet auch der Datenschutz Gefallen an der digitalen Variante. Dokumente sind auf externen Datenträgern besser gesichert und durch Passwörter geschützt. Nur autorisierte Personen haben Zugang. Im Notfall können Datenträger schneller in Sicherheit gebracht werden.

Tipp:

Überlegen Sie, welche die bessere Variante für Ihr Unternehmen ist. Aber ein digitales Postbuch kann von autorisierten Personen, an jedem Standort schnell eingesehen werden und spart insgesamt viel Zeit und Platz. Personenbezogene Daten sind sicherer durch Passwörter und eigene E-Mail-Adressen. Die Gefahr, dass mehrere Personen mitlesen ist wesentlich geringer. Es gibt viele Gründe, warum eine digitale Postverwaltung effizienter ist. Aber eins ist sicher, man spart Zeit und Nerven.