Datenschutz in der WEG Verwaltung

Eine Eigentümergemeinschaft hat seine Vorteile, man bespricht sich regelmäßig mit anderen Wohnungsbesitzern über aktuelle Ereignisse oder findet gemeinsam Lösungen. Das geschiet im Hauseingang, auf dem Wäscheplatz oder in einer Eigentümerversammlung.

Die Eigentümerversammlung

In gewissen Abständen erfolgt das Zusammentreffen aller Eigentümer. Natürlich findet diese Versammlung nicht ohne die zuständige Verwaltung statt. Diese unterstützt die Wohnungsbesitzer kaufmännisch, technisch und rechtlich.

Da nicht alle Objekte selbst bewohnt, sondern auch vermietet werden, kommen allerhand personenbezogene Daten zusammen. Mieter machen bei Mietbeginn Angaben über Namen, Geburtsdatum, Beruf, Familienstand, usw.. Im Laufe der Zeit erhalten die Verwaltung und der Eigentümer weitere sensible Daten und Informationen.

Um gewisse Beschlüsse zu fassen oder Problematiken zu besprechen, wird offen miteinander gesprochen. Somit erfährt jeder der Teilnehmer, dass Mieter XY seit 3 Monaten im Rückstand ist, stets von einer netten Dame besucht wird oder Mieter ZZ seine lärmenden Kinder nicht in den Griff bekommt. Es dürfen Abrechnungen und weitere Unterlagen eingesehen werden. Aber ist das datenschutzrechtlich in Ordnung?

Mieterdaten in der Verwaltung

Nun kommt die Frage auf, was darf eingesehen werden und was nicht.

Wohnungseigentümer dürfen Abrechnungen anderer Eigentümer einsehen. Die Belege müssen aber im Zusammenhang mit der Hausverwaltung stehen. Nur so kann eine Überprüfung der Abrechnung stattfinden.

Daten dürfen eingesehen werden, wenn ein berechtigtes Interesse auf Basis einer Rechtsgrundlage besteht oder die Einwilligung des Mieters vorliegt. Hierbei empfiehlt es sich den Mieter schon bei Einzug eine Einwilligungserklärung unterschreiben zu lassen. Der Zweck muss klar definiert sein und sollte alle nötigen Punkte enthalten.

 Nicht nur die Eigentümergemeinschaft erhält Daten

Die personenbezogenen Daten werden von verschiedenen Dienstleistern verarbeitet und gesichert. Diese Unternehmen und Geschäftsbeziehungen müssen die Vorgaben der DSGV erfüllen. Empfehlenswert ist hier eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung oder eine Verschwiegenheitsverpflichtung. Auch Eigentümer sollte darauf achten, dass Ihre Daten nicht unerwünscht in Umlauf geraten und mit der Hausverwaltung genannte Vorkehrungen treffen. Sie, als Eigentümer oder Mieter haben jederzeit das Recht Ihre Daten einzusehen. Sie sind berechtigt Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen oder Änderungen vorzunehmen.