Protection des données dans l'administration de la WEG

Une communauté de propriétaires a ses avantages : on discute régulièrement avec les autres propriétaires d'appartements des événements actuels ou on trouve des solutions ensemble. Cela se passe dans l'entrée de l'immeuble, sur l'aire de lavage ou lors d'une réunion de copropriété.

L'assemblée des propriétaires

Tous les propriétaires se réunissent à intervalles réguliers. Bien entendu, cette réunion ne se déroule pas sans l'administration compétente. Celle-ci soutient les propriétaires d'appartements sur le plan commercial, technique et juridique.

Comme tous les biens ne sont pas habités par leur propriétaire, mais également loués, toutes sortes de données personnelles sont rassemblées. Au début de la location, les locataires fournissent des informations sur leur nom, leur date de naissance, leur profession, leur situation familiale, etc. Au fil du temps, la gérance et le propriétaire reçoivent d'autres données et informations sensibles.

Pour prendre certaines décisions ou discuter de certains problèmes, on se parle ouvertement. Ainsi, chacun des participants apprend que le locataire XY est en retard depuis trois mois, qu'il reçoit toujours la visite d'une gentille dame ou que le locataire ZZ ne parvient pas à maîtriser ses enfants bruyants. Les décomptes et autres documents peuvent être consultés. Mais est-ce que cela est acceptable du point de vue de la protection des données ?

Données des locataires dans la gestion

La question qui se pose maintenant est de savoir ce qui peut être consulté et ce qui ne peut pas l'être.

Les propriétaires d'appartements peuvent consulter les décomptes d'autres propriétaires. Les justificatifs doivent toutefois être en rapport avec la gestion de l'immeuble. Ce n'est qu'ainsi qu'une vérification des décomptes peut avoir lieu.

Les données peuvent être consultées s'il existe un intérêt légitime basé sur une base juridique ou si le locataire a donné son consentement. Dans ce cas, il est recommandé de faire signer au locataire une déclaration de consentement dès son emménagement. Le but doit être clairement défini et doit contenir tous les points nécessaires.

 La communauté des propriétaires n'est pas la seule à recevoir des données

Les données à caractère personnel sont traitées et sécurisées par différents prestataires de services. Ces entreprises et relations d'affaires doivent répondre aux exigences du RGPD. Il est recommandé ici de conclure un accord de traitement des commandes ou un engagement de confidentialité. Les propriétaires devraient également veiller à ce que leurs données ne circulent pas de manière indésirable et prendre les dispositions mentionnées avec la gestion immobilière. En tant que propriétaire ou locataire, vous avez le droit de consulter vos données à tout moment. Vous avez le droit de révoquer votre consentement ou de procéder à des modifications à tout moment.