Composants d'une documentation sur la protection des données et d'un système de gestion de la protection des données

À l'ère de l'information numérique et dans le contexte de l'importance sans cesse croissante de la protection des données, il est essentiel pour les entreprises de disposer d'une une documentation complète et efficace sur la protection des données à mettre en œuvre. Cette documentation permet non seulement de respecter les exigences légales, notamment celles du règlement général sur la protection des données (RGPD), mais constitue également un outil central pour la gestion des risques et la protection des données à caractère personnel. Dans cet article, nous jetons un coup d'œil sur les éléments clés d'une telle documentation de protection des données, qui constituent le cœur de tout système de gestion de la protection des données.

Vous trouverez ici un extrait de la documentation, qui compte généralement environ 250 pages :

1. Registre des activités de traitementContient des détails sur le type, la finalité, les catégories de personnes et de données concernées, les destinataires des données, les transferts vers des pays tiers, les délais d'effacement et les mesures de sécurité des données.
2. Analyse d'impact sur la protection des données (AIPD)évaluation des risques pour la protection des données liés aux activités de traitement susceptibles d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.
3. Documentation des mesures techniques et organisationnelles (TOM): aperçu des mesures de sécurité pour la protection des données personnelles, y compris les mesures de sécurité des données et de protection des données by design et by default.
4. Politiques et procédures de protection des donnéesPolitiques et procédures écrites relatives à la protection des données, y compris la manière de traiter les données à caractère personnel et de réagir aux incidents liés à la protection des données.
5. Enregistrement des incidents de protection des données: les journaux d'incidents de sécurité impliquant des données à caractère personnel, y compris les détails de l'incident, ses conséquences et les mesures prises.
6. Contrats et accords avec les sous-traitants: documenter les accords avec les prestataires de services qui traitent les données à caractère personnel en sous-traitance, y compris la garantie de la conformité au RGPD par ces tiers.
7. Preuves du consentementEn cas de traitement de données basé sur le consentement, documentation des consentements donnés, y compris informations sur la date et la manière dont ces consentements ont été donnés.
8. Matériel de formation et de sensibilisation: les preuves des formations réalisées sur la protection des données pour les employés, ainsi que les supports d'information diffusés dans l'entreprise.
9. Correspondance relative à la protection des donnéesConserver toute la correspondance pertinente, y compris les demandes des personnes concernées et les réponses à ces demandes, ainsi que la correspondance avec les autorités de contrôle.
10. Rapports et analyses sur la protection des données: rapports périodiques sur l'état de la protection des données dans l'entreprise, y compris les évaluations et les audits.
11. Manuel de protection des données : Un manuel de service central pour les employés, qui contient des instructions et des directives détaillées sur le traitement des données à caractère personnel. Ce manuel doit inclure des informations sur les principes de traitement des données, les responsabilités au sein de l'entreprise, les procédures de traitement des données, le traitement des droits des personnes concernées et des instructions sur la notification des violations de données. Il sert de guide aux employés pour garantir le respect des pratiques de protection des données dans leurs activités quotidiennes.
12. Obligations de confidentialité et, le cas échéant, de secret professionnel des employés et des autres contributeurs : Documentation qui consigne l'engagement des employés et de toutes les personnes qui travaillent avec des données à caractère personnel dans l'entreprise à respecter les principes de protection des données et à préserver la confidentialité. Cela comprend l'engagement écrit de respecter la confidentialité des données conformément au RGPD et, le cas échéant, de respecter les obligations de secret professionnel conformément à l'article 203 du code pénal allemand, notamment lors du traitement de données sensibles. La documentation doit également inclure les formations et les enseignements dispensés dans ce contexte afin de garantir que toutes les personnes concernées comprennent les exigences légales et leurs responsabilités personnelles.
13. Preuves de la sécurité du traitement conformément à l'article 32 du RGPD : Documentation montrant les mesures mises en œuvre pour assurer la sécurité du traitement des données, tant en interne qu'en interaction avec des prestataires de services externes (outsourcing). Cela comprend la documentation de la mise en œuvre des concepts de protection informatique de base ainsi que les preuves de la protection de base selon la protection informatique de base, afin de démontrer que la sécurité du traitement correspond à l'état de la technique. La documentation doit contenir des détails sur les mesures techniques et organisationnelles, telles que les contrôles d'accès, le cryptage, les audits de sécurité, les procédures de gestion des incidents ainsi que les accords et les contrôles relatifs à la sécurité des données lors de l'utilisation de prestataires de services. L'objectif est de fournir une preuve complète que toutes les mesures nécessaires ont été prises pour garantir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données à caractère personnel.
14. Documentation sur la mise en œuvre et la garantie des droits des personnes concernées conformément au RGPD : Une documentation complète expliquant comment l'entreprise met en œuvre et garantit les droits des personnes concernées conformément au RGPD. Cela inclut les procédures pour répondre aux demandes des personnes concernées, comme le droit d'accès, de rectification, d'effacement ("droit à l'oubli"), de limitation du traitement, de portabilité des données et d'opposition au traitement. La documentation devrait également inclure les processus et politiques internes qui garantissent que ces demandes sont traitées et satisfaites dans les délais légaux. En outre, des supports de formation et de communication devraient être inclus pour aider les employés à comprendre ces droits et à les appliquer correctement.