Componentes de la documentación de protección de datos y de un sistema de gestión de la protección de datos

En la era de la información digital y en el contexto de la importancia cada vez mayor de la protección de datos, es crucial que las empresas cuenten con un Documentación exhaustiva y eficaz sobre protección de datos que deben aplicarse. Esta documentación no solo sirve para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, en particular el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), sino que también es una herramienta central para la gestión de riesgos y la protección de los datos personales. En este artículo, echamos un vistazo a los elementos clave de dicha documentación de protección de datos, que constituyen la pieza central de cualquier sistema de gestión de la protección de datos.

Aquí encontrará un extracto de la documentación, que en su mayor parte consta de unas 250 páginas:

1. Registro de actividades de tratamientoContiene detalles sobre el tipo, la finalidad, las categorías de interesados y datos, los destinatarios de los datos, la transferencia a terceros países, los plazos de supresión y las medidas de seguridad de los datos.
2. Evaluación del impacto sobre la protección de datos (EIPD)Evaluación de los riesgos para la protección de datos en el caso de actividades de tratamiento que puedan suponer un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas.
3. Documentación de las medidas técnicas y organizativas (MTO)Visión general de las medidas de seguridad para la protección de datos personales, incluidas las medidas para la seguridad de los datos y la protección de datos desde el diseño y por defecto.
4. Políticas y procedimientos de protección de datosPolíticas y procedimientos escritos para la protección de datos, incluido el tratamiento de datos personales y la respuesta a incidentes relacionados con la protección de datos.
5. Registro de incidentes relacionados con la protección de datosRegistros de incidentes de seguridad que afecten a datos personales, incluidos detalles del incidente, su impacto y las medidas adoptadas.
6. Contratos y acuerdos con los transformadoresDocumentación de acuerdos con proveedores de servicios que procesan datos personales en nuestro nombre, incluida la garantía del cumplimiento del GDPR por parte de estos terceros.
7. Prueba del consentimientoEn caso de tratamiento de datos basado en el consentimiento, documentación de los consentimientos otorgados, incluida información sobre cuándo y cómo se otorgaron.
8. Material de formación y sensibilizaciónPruebas de la formación sobre protección de datos impartida a los empleados y del material informativo distribuido en la empresa.
9. Correspondencia relacionada con la protección de datosConservación de toda la correspondencia pertinente, incluidas las solicitudes de los interesados y las respuestas a las mismas, así como la correspondencia con las autoridades de control.
10. Informes y análisis sobre protección de datosInformes periódicos sobre la situación de la protección de datos en la empresa, incluidas evaluaciones y auditorías.
11. Manual de protección de datos: Un manual centralizado para los empleados que contenga instrucciones y directrices detalladas sobre el tratamiento de datos personales. Este manual debe incluir información sobre los principios del tratamiento de datos, las responsabilidades dentro de la empresa, los procedimientos de tratamiento de datos, la gestión de los derechos de los interesados y las instrucciones para notificar las violaciones de datos. Sirve de guía a los empleados para garantizar el cumplimiento de las prácticas de protección de datos en las operaciones cotidianas.
12. Obligaciones de los empleados y otros colaboradores de mantener la confidencialidad y, en su caso, el secreto: Documentación que deje constancia de la obligación de los empleados y de todas las personas que trabajan con datos personales en la empresa de cumplir los principios de protección de datos y mantener la confidencialidad. Esto incluye un compromiso por escrito de secreto de los datos de conformidad con el RGPD y, en su caso, el cumplimiento de las obligaciones de confidencialidad en virtud del artículo 203 del Código Penal alemán (StGB), en particular cuando se traten datos sensibles. La documentación también debe incluir la formación e instrucción impartidas en este contexto para garantizar que todos los implicados comprendan los requisitos legales y sus responsabilidades personales.
13. Prueba de la seguridad del tratamiento de conformidad con el artículo 32 del RGPD: Documentación que demuestre las medidas aplicadas para garantizar la seguridad del tratamiento de datos, tanto internamente como en cooperación con proveedores de servicios externos (externalización). Esto incluye documentación sobre la aplicación de los conceptos básicos de protección de TI, así como pruebas de la protección básica de conformidad con la protección básica de TI, con el fin de demostrar que la seguridad del tratamiento corresponde al estado de la técnica. La documentación debe contener detalles de las medidas técnicas y organizativas, como controles de acceso, cifrado, auditorías de seguridad, procedimientos de gestión de incidentes y acuerdos y controles relativos a la seguridad de los datos cuando se recurre a proveedores de servicios. El objetivo es proporcionar pruebas exhaustivas de que se han tomado todas las medidas necesarias para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales.
14. Documentación sobre la aplicación y garantía de los derechos de los interesados de conformidad con el RGPD: Documentación exhaustiva que describa cómo la organización aplica y garantiza los derechos de los interesados con arreglo al RGPD. Esto incluye procedimientos para responder a las solicitudes de los interesados, como el derecho de acceso, rectificación, supresión ("derecho al olvido"), restricción del tratamiento, portabilidad de datos y oposición al tratamiento. La documentación también debe incluir los procesos y directrices internos que garantizan que estas solicitudes se tramitan y satisfacen dentro de los plazos legales. Además, debe incluirse material de formación y comunicación para ayudar a los empleados a comprender y aplicar correctamente estos derechos.