Tratamiento del correo y cartería, la diferencia

Un libro de correo proporciona una mejor visión de conjunto del correo entrante y saliente. Los datos más importantes se registran rápidamente y pueden comprobarse posteriormente. Si hay discrepancias en el envío, podemos utilizar este resumen para comprobar quién envió la carta, cuándo y a quién. En la mayoría de las empresas, el libro de correos lo lleva una recepcionista o secretaria. Las cartas se clasifican por tipo y fecha, se abren y se asignan al destinatario.

Una cosa es cierta: la persona que abre y clasifica la carta se hace una idea de las facturas y otras cartas comerciales. Así, los datos confidenciales pasan por varias manos y pueden perderse u olvidarse rápidamente en un escritorio u otro.

Recomendar un libro de correos digital

Un libro de correos digital es probablemente la opción más eficaz en comparación con el formato en papel. Se reducen los tiempos de tramitación, se puede encontrar más rápidamente y la calidad, así como la capacidad de proporcionar información, son más precisas. Se reduce el consumo de papel porque apenas se necesitan copias. El correo digital puede reenviarse directamente a la dirección de correo electrónico personal sin que entre en el campo de visión de otras personas.

Archivar es fácil

Las cartas comerciales, cartas comerciales y recibos, al igual que muchos otros documentos, deben conservarse durante al menos seis años según el Código Fiscal alemán (§147 / §140 AO). Así pues, los documentos archivados deben guardarse de forma ordenada en el archivo. Si el correo entrante está en formato digital, archivarlo ofrece más transparencia para posteriores búsquedas, es más claro y requiere mucho menos espacio.

Por supuesto, a la protección de datos también le gusta la variante digital. Los documentos están mejor asegurados en soportes de datos externos y protegidos por contraseñas. Sólo tienen acceso las personas autorizadas. En caso de emergencia, los soportes de datos pueden ponerse a salvo más rápidamente.

Consejo:

Considere cuál es la mejor opción para su empresa. Sin embargo, las personas autorizadas pueden acceder rápidamente a una libreta de correo digital desde cualquier lugar y, en general, ahorra mucho tiempo y espacio. Los datos personales están más seguros con contraseñas y direcciones de correo electrónico separadas. El riesgo de que varias personas lean a la vez es mucho menor. Hay muchas razones por las que la gestión del correo digital es más eficaz. Pero una cosa es segura: ahorrarás tiempo y nervios.