Ce que les employeurs doivent respecter en matière de protection des données lors de la saisie numérique du temps de travail

Dans de nombreux lieux de travail, le temps de travail est désormais enregistré numériquement. Cela permet certes d'améliorer la transparence et d'économiser du temps et des efforts, mais cela signifie aussi que l'employeur doit se pencher sur la manière de traiter les données de ses collaborateurs.

Le problème

Pour l'employeur, les avantages de la saisie numérique du temps de travail sont évidents : une documentation précise et compréhensible du temps de travail avec relativement peu d'efforts et pratiquement aucune perte de temps.

Avec les données fournies par les cartes à puce, Transpondeur ou apps sur le téléphone portable, il est également possible de suivre très précisément le comportement au travail et les profils de déplacement des collaborateurs. Ces risques existent déjà au sein de l'entreprise. En outre, les données pourraient être victimes d'un piratage extérieur ou similaire, au même titre que toutes les autres données enregistrées par l'entreprise. Si, en plus, des données biométriques Données des employés Les systèmes de gestion du temps de travail sont concernés par les systèmes de gestion du temps de travail utilisés pour la saisie des temps, l'accès par des personnes non autorisées peut avoir des conséquences encore plus importantes.

L'entreprise se voit confrontée au défi de la saisie numérique des temps de travail, Protection des données et de la vie privée des employés.

Ce dont il faut tenir compte

La plupart du temps, le traitement des données lors de la saisie du temps de travail peut en principe être justifié par le fait qu'il sert à l'exécution de la relation de travail (§ 26 I BDSG). Les heures de travail peuvent ainsi être décomptées de manière précise et équitable. C'est également dans l'intérêt l'intérêt légitime de l'employeur (§ 326 I BDSG, art. 88 I RGPD).

Mais si la saisie des temps se fait de manière digitale, les Données exposées à un risque plus élevé qu'avec les solutions analogiques. Il convient de prêter une attention particulière à la finalité (article 5 I, lettre b du RGPD). Si l'employeur collecte les données pour la saisie du temps de travail, il ne peut les utiliser qu'à cette fin et ne peut pas, par exemple, établir un profil de déplacement du travailleur. En revanche, l'employeur peut enregistrer les heures de présence et d'absence du travailleur (notamment en cas d'horaires de travail flexibles), mais pas concrètement les raisons de son absence (par exemple, il peut enregistrer les "absences pour cause de maladie", mais pas la maladie en question). Cela rendrait le intérêt légitime dépassent les limites et portent atteinte à la protection des données.

Particularités de la saisie biométrique des temps

Si l'employeur saisit l'empreinte digitale ou l'iris de l'employé au moyen d'un scan lors de l'enregistrement du temps de travail, l'employé peut certes être identifié de manière tout à fait univoque et les données peuvent être attribuées, mais d'un autre côté, des données de catégorie particulière (article 9 I du RGPD), qui sont particulièrement dignes de protection, sont traitées.

• L'article 26 III de la BDSG autorise le traitement de ces données s'il est nécessaire à l'exercice ou à l'exécution des droits et obligations découlant d'une relation de travail. Pour déterminer si c'est le cas dans l'entreprise en question, il convient d'examiner la protection de la catégorie particulière de données à caractère personnel. données personnelles doit être mis en balance avec le niveau de sécurité nécessaire dans l'entreprise (sensibilité des données, etc.). Plus les informations et les données trouvées sur le lieu de travail nécessitent une protection et une sécurité, plus le contrôle d'accès biométrique (avec pointage) est considéré comme acceptable.

Dans ce cas également, il est essentiel pour l'employeur de procéder de manière transparente. En ce qui concerne la question de savoir quelles sont les méthodes les plus appropriées dans l'entreprise et comment elles peuvent être mises en œuvre, il convient dans tous les cas de faire appel à des conseils spécialisés.