Ce que les employeurs doivent respecter en matière de protection des données lors de la saisie numérique du temps de travail

Dans de nombreux lieux de travail, le temps de travail est désormais enregistré numériquement. Cela permet certes d'améliorer la transparence et d'économiser du temps et des efforts, mais cela signifie aussi que l'employeur doit se pencher sur la manière de traiter les données de ses collaborateurs.

Le problème

Pour l'employeur, les avantages de la saisie numérique du temps de travail sont évidents : une documentation précise et compréhensible du temps de travail avec relativement peu d'efforts et pratiquement aucune perte de temps.

Les données collectées par les cartes à puce, les transpondeurs ou les applications sur les téléphones portables permettent également de suivre très précisément les habitudes de travail et les profils de déplacement des employés. Ces risques existent déjà au sein de l'entreprise. En outre, les données pourraient également être victimes d'un piratage extérieur ou similaire, au même titre que toutes les autres données enregistrées par l'entreprise. Si les données biométriques des employés, utilisées pour la saisie des temps, sont également concernées, l'accès par des personnes non autorisées peut avoir des conséquences encore plus importantes.

L'entreprise se voit confrontée au défi de la protection des données et de la vie privée de ses employés dans le cadre de la saisie numérique des temps de travail.

Ce dont il faut tenir compte

La plupart du temps, le traitement des données lors de la saisie du temps de travail peut en principe être justifié par le fait qu'il sert à l'exécution de la relation de travail (§ 26 I BDSG). Les heures de travail peuvent ainsi être décomptées de manière précise et équitable. Cela est également dans l'intérêt légitime de l'employeur (§ 326 I BDSG, art. 88 I RGPD).

Toutefois, si la saisie des temps est numérique, les données sont exposées à un risque plus élevé qu'avec des solutions analogiques. Il convient d'accorder une attention particulière à la finalité (article 5, paragraphe I, point b) du RGPD). Si l'employeur collecte les données pour la saisie du temps de travail, il ne peut les utiliser qu'à cette fin et ne peut pas, par exemple, établir un profil de déplacement du travailleur. En revanche, l'employeur peut enregistrer les heures de présence et d'absence du travailleur (notamment en cas d'horaires de travail flexibles), mais pas concrètement les raisons de son absence (par exemple, il peut enregistrer les "absences pour cause de maladie", mais pas la maladie en question). Cela irait au-delà de l'intérêt légitime et porterait atteinte à la protection des données.

Particularités de la saisie biométrique des temps

Si l'employeur saisit l'empreinte digitale ou l'iris de l'employé au moyen d'un scan lors de l'enregistrement du temps de travail, l'employé peut certes être identifié de manière tout à fait univoque et les données peuvent être attribuées, mais d'un autre côté, des données de catégorie particulière (article 9 I du RGPD), qui sont particulièrement dignes de protection, sont traitées.

• L'article 26 III de la BDSG autorise le traitement de ces données s'il est nécessaire à l'exercice ou à l'exécution des droits et obligations découlant de la relation de travail. Pour déterminer si c'est le cas dans une entreprise concrète, il convient de mettre en balance la protection de la catégorie particulière de données à caractère personnel et le niveau de sécurité nécessaire dans l'entreprise (sensibilité des données, etc.). Plus les informations et les données que l'on peut trouver sur le lieu de travail nécessitent une protection et une sécurité, plus il est probable qu'un contrôle d'accès biométrique (avec enregistrement des heures de présence) soit considéré comme acceptable.

Dans ce cas également, il est essentiel pour l'employeur de procéder de manière transparente. En ce qui concerne la question de savoir quelles sont les méthodes les plus appropriées dans l'entreprise et comment elles peuvent être mises en œuvre, il convient dans tous les cas de faire appel à des conseils spécialisés.