Le bailleur peut-il transmettre les coordonnées du locataire ?

Des plaintes sont régulièrement déposées dans le domaine du droit de la protection des données par des locataires dont les coordonnées ont été transmises par le bailleur. Même si cela avait pour but de permettre à un artisan de convenir directement avec le locataire d'un rendez-vous pour des travaux dans l'objet loué, il vaut la peine de se demander si le bailleur a le droit de transmettre de telles données à caractère personnel (sans accord préalable).

Intérêt légitime et droit d'opposition

Le BayLDA est d'avis qu'une telle procédure est en principe légitime lorsqu'il s'agit de la transmission à des artisans. C'est ce qu'il déclare dans son rapport d'activité.

Pour justifier sa décision, le BayLDA invoque un intérêt légitime au sens de l'article 6 I lettre f du RGPD. Il s'agirait justement pour le bailleur que l'artisan puisse entrer directement en contact avec le locataire. Ainsi, la prise de rendez-vous est nettement plus simple. Sinon, le bailleur serait toujours "intercalé" en tant qu'intermédiaire.

Exceptionnellement, le locataire peut avoir un intérêt légitime plus fort. Il dispose alors d'un droit d'opposition en vertu de l'article 21 I du RGPD. Le locataire doit également être informé de ce droit lors de la conclusion du contrat de location.

Sur la base de la relation contractuelle

Le bailleur peut en outre fonder la transmission de données de contact sur la nécessité dans le cadre de la relation contractuelle de location (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD). S'il s'agit de transmettre des données à des artisans pour réparer des dommages, le bailleur remplit tout de même son obligation contractuelle de location.

S'il s'agit de la transmission à des locataires potentiels ou à des agents immobiliers à la fin du bail, ce motif d'autorisation ne s'applique plus. En effet, les nouveaux locataires ou les agents immobiliers ne sont pas nécessaires à la fin du bail. Une transmission à ces derniers sans accord préalable est donc exclue.

S'il est vrai que le bailleur a régulièrement intérêt à relouer rapidement son bien, l'intérêt du locataire à protéger ses données est dans ce cas plus important. Après tout, le locataire n'a aucune relation (d'intérêt) avec des locataires ultérieurs ou des agents immobiliers.

Consentement

La solution la plus simple en tant que bailleur est encore d'obtenir le consentement du locataire avant la transmission (article 6 I, lettre a du RGPD). Mais dans ce cas, le locataire doit également être informé de la possibilité de se rétracter.

Toutes les autres exigences relatives au consentement en matière de protection des données doivent bien entendu être remplies. Le caractère volontaire peut s'avérer particulièrement problématique si le consentement doit être obtenu lors de la conclusion du contrat de location. En effet, sur le marché du logement, de nombreuses informations et consentements sont désormais exigés par les bailleurs. Les locataires potentiels ne l'acceptent généralement que contraints et forcés, car le logement est rare en de nombreux endroits et la concurrence est donc énorme.

Toutefois, si le bail est déjà en cours et que le locataire souhaite donner son congé, il est bien sûr toujours possible de conclure un accord sur la transmission des données de contact à des locataires potentiels ou à des agents immobiliers. Enfin, l'accord du locataire actuel peut être donné volontairement.

Conseils pour la pratique

Même s'il est généralement légitime de communiquer ses coordonnées pour prendre rendez-vous avec des artisans, cette question devrait, dans l'idéal, être discutée lors de la conclusion du contrat de location, dans l'intérêt des deux parties. Certes, de telles autorisations peuvent être invalides dans certains cas, mais un accord entre le bailleur et le locataire permet de minimiser les conflits potentiels. Il est ainsi moins probable qu'un litige survienne.

Il convient également de noter qu'en cas de transmission de données de contact, il faut toujours bien distinguer le but de la transmission, car il en résulte différentes possibilités d'autorisation.

Une fois conclus, les accords entre le locataire et le propriétaire devraient toujours être consignés par écrit à des fins de preuve. De simples lettres d'information du bailleur sur la transmission globale des données de contact n'ont aucune importance du point de vue de la protection des données. Une déclaration active de consentement du locataire est nécessaire.

En cas de doute sur un cas particulier, un conseil professionnel est toujours recommandé.