Formation à la protection des données pour les employés

Les entreprises sont généralement confrontées quotidiennement à des données personnelles de tiers. Si des erreurs sont commises dans le traitement de ces données, l'entreprise risque de se voir infliger des amendes élevées en vertu du RGPD et, en cas de violation des données, de voir sa réputation ternie en raison de l'obligation de notification.

Pour éviter cela, il convient de s'attaquer directement à la source des erreurs possibles dans le traitement des données personnelles : Auprès des collaborateurs. Si les collaborateurs ne sont pas sensibilisés à la protection des données, ils commettent des erreurs graves tout à fait involontaires.

Vous apprendrez ici comment et pourquoi une telle sensibilisation doit être effectuée.

Formation en présentiel ou en ligne ?

C'est justement pour la formation de départements entiers que l'on privilégie souvent les formations en présentiel. L'entreprise fait appel à un prestataire qui forme les employés ensemble sur place et répond à leurs questions.

Mais à l'heure de la numérisation croissante et du télétravail, les formations en ligne ou les webinaires (eLearning) sont également une bonne solution. L'avantage est que les collaborateurs peuvent être formés indépendamment de leur lieu de travail actuel et qu'ils acquièrent eux-mêmes activement le sujet au lieu d'avoir à subir une nouvelle formation en présentiel. En outre, cette solution est plus flexible et nécessite moins d'organisation. La formation en ligne convient aussi bien aux grands qu'aux petits groupes de collaborateurs à former.

Il convient de veiller à ce que la formation soit suivie d'un bref test permettant de vérifier si l'objectif d'apprentissage a été atteint.

Si vous êtes à la recherche de formations en ligne adaptées, vous trouverez ici et de l'argent.

Quel contenu devrait être inclus ?

La première étape consiste à familiariser les employés avec les principes de base de la protection des données : À quoi sert la protection des données ? Que sont les données à caractère personnel ? Quelles sont les obligations du responsable et quels sont les droits de la personne concernée ? De quoi faut-il tenir compte en cas de consentement au traitement ? Quand les données à caractère personnel peuvent-elles être transmises ? Quelles conditions techniques doivent être respectées ? Que se passe-t-il en cas de problème ?

Vous trouverez par exemple ces thèmes ici en ligne dans le cadre d'une formation des collaborateurs.

En outre, les employés doivent être formés à la protection des données en fonction du domaine dans lequel ils travaillent. Dans un bureau à domicile, par exemple, il faut faire attention à d'autres choses que dans le bureau de l'entreprise et un employé d'une crèche doit porter son attention sur d'autres choses qu'un employé du service du personnel.

Vous trouverez par exemple des formations en ligne pour les collaborateurs, spécialement adaptées aux domaines et environnements de travail typiques ici.

Une formation est-elle obligatoire ?

En fait, ni le RGPD ni la BDSG n'imposent explicitement aux responsables de traitement de former leurs collaborateurs. Toutefois, l'absence de formation a des conséquences fâcheuses dans le cadre du RGPD :

• Il est beaucoup plus facile de satisfaire à l'obligation de rendre compte visée à l'article 5 II du RGPD si tous les collaborateurs sont formés.
• Le niveau de protection de l'article 32 du RGPD ne peut être maintenu que si les collaborateurs sont formés et obligés de respecter ce qu'ils ont appris. Cela est particulièrement important pour les sous-traitants, comme le stipule l'article 28 III, point a) du RGPD.
• Si jamais une violation de données se produit, la preuve que les employés ont reçu une formation suffisante peut atténuer les sanctions de l'autorité de contrôle.

Quelle est la fréquence des formations ?

Il n'existe pas non plus de réglementation légale sur cette question. Toutefois, il est logique qu'une formation en matière de protection des données soit répétée régulièrement afin de contrôler, de rafraîchir et d'actualiser l'état des connaissances.

Chaque formation devrait être documentée et certifiée par un test final afin de pouvoir prouver ultérieurement que la formation est suffisante.

N'hésitez pas à consulter votre délégué à la protection des données afin de trouver une solution optimale pour votre entreprise et de répondre aux questions qui pourraient se poser.