L'enregistrement de vidéoconférences et d'événements en ligne est-il autorisé ?

À l'heure des événements en ligne et des vidéoconférences / home-office / home-schooling, de nombreuses réunions ont désormais lieu sous forme numérique via hopin, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet, BigBlueButton et d'autres plates-formes. Celles-ci offrent entre autres la fonction d'enregistrer une réunion. Tant du côté des organisateurs que des participants, la tentation est grande d'enregistrer ces réunions. Que ce soit parce qu'une réunion numérique informative a lieu à une heure indue de la journée ou pour faire l'économie d'un compte rendu lors de réunions importantes.

Mais l'enregistrement de vidéoconférences / événements en ligne est-il autorisé par la législation sur la protection des données ?

Lors de l'enregistrement du son et de l'image dans une vidéoconférence / un événement en ligne, des données à caractère personnel sont traitées. Cela n'est autorisé que si cela repose également sur une base juridique.

Intérêt légitime de l'organisateur selon l'art. 6 I 1 lettre f du RGPD ou finalités de la relation d'emploi selon l'art. 26 de la loi fédérale sur la protection des données (BDSG)

Les visioconférences / événements en ligne en tant que tels doivent en premier lieu remplacer les rencontres en face à face. Lorsque les rencontres en face à face ne sont pas possibles, les rencontres numériques servent à maintenir l'activité commerciale et justifient ainsi l'intérêt légitime de l'organisateur.

Les réunions numériques internes des employés peuvent, par exemple, servir à l'accomplissement de la relation d'emploi.

Les rencontres numériques externes peuvent être de nature économique, juridique ou même idéelle et servent également à préserver les intérêts légitimes de l'organisateur.

Mais la question de savoir si ces rencontres numériques peuvent être enregistrées est une autre affaire que la justification de leur tenue.

L'enregistrement porte beaucoup plus atteinte aux droits de la personnalité des participants que la simple retransmission en direct. Si l'on met en balance les intérêts en jeu, l'intérêt de l'organisateur de la réunion numérique, tel qu'il a été exposé précédemment, passerait au second plan. Même si l'enregistrement de la réunion numérique doit servir à l'exécution de la relation de travail, un compte rendu écrit est toujours aussi approprié et moins intrusif et donc préférable.

Consentement des personnes concernées selon l'art. 6 I 1 lit. a RGPD

Le consentement reste la dernière possibilité de justification / base juridique. Celui-ci devrait être obtenu de toutes les personnes concernées et répondre aux exigences élevées du RGPD. Il doit donc être volontaire, informé et démontrable. En outre, les personnes concernées peuvent le révoquer à tout moment. Il convient avant tout de veiller à la transparence : la finalité et le type de traitement doivent être clairement définis et communiqués à l'avance.

Enregistrements secrets

Il est donc évident qu'un enregistrement secret n'est pas autorisé par la législation sur la protection des données. De plus, un enregistrement secret entraîne même des conséquences pénales. Peu importe que l'enregistrement ait été effectué par l'organisateur (par exemple l'employeur) ou par un participant (par exemple un employé). En tant qu'organisateur, il est donc recommandé de désactiver systématiquement la fonction d'enregistrement pour tous les participants.

Quels sont les autres points à prendre en compte ?

Tout ce qui concerne la protection des données en matière de vidéoconférences / événements en ligne n'est pas encore dit. Il faut également faire attention au bon choix du prestataire de services et à la conclusion du contrat de traitement des commandes avec celui-ci, ainsi qu'au choix des bons paramètres par défaut et au respect des obligations d'information. Il est important de demander conseil à des experts pour chaque cas.

Vous trouverez des informations complémentaires sur le site

Guide d'orientation sur les systèmes de vidéoconférence de la DSK

Notes sur les services de vidéoconférence de l'autorité de surveillance de Berlin