DPO externe, une décision que vous ne regretterez pas !

DPO externe, une décision que vous ne regretterez pas !

Depuis peu, toute personne travaillant dans une entreprise ou en tant qu'indépendant se préoccupe de la protection des données. La question est : DPO externe ou interne ? La désignation d'un délégué à la protection des données est indispensable si au moins dix personnes sont impliquées dans le traitement de données à caractère personnel. Un autre critère est lorsque des traitements sont entrepris et qu'ils sont soumis à une analyse d'impact relative à la protection des données conformément à l'article 35 du RGPD, lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins commerciales pour être transmises ou pour des activités de marketing. Dans ce cas, un délégué à la protection des données doit de toute façon être désigné.

Délégué à la protection des données externe ou interne

En principe, le délégué à la protection des données peut être un membre de l'entreprise. Cela peut permettre d'économiser beaucoup d'argent et de temps. On le connaît déjà et il n'est pas nécessaire de l'introduire dans la structure de l'entreprise. Cela devrait suffire. Stop ! C'est ce que vous pensez ! Même un DPO interne coûte de l'argent, du temps et éventuellement quelques nerfs. N'oubliez pas que même le collaborateur le plus intelligent doit acquérir des connaissances dans ce domaine. Cela signifie tout d'abord des frais de formation et de perfectionnement. Étant donné que ce collaborateur remplit probablement aussi d'autres tâches et activités dans l'entreprise, seuls des séminaires en soirée ou le week-end peuvent être envisagés.

Formation et amendes

Vous pouvez ainsi disposer en quelques semaines d'un collaborateur ayant reçu une formation (de base), mais aussi l'envoyer immédiatement en vacances ou à la prochaine formation continue. La protection des données est globale et doit être pratiquée avec beaucoup de soin et de responsabilité. Dans le cas contraire, des amendes douloureuses peuvent être infligées. Une fois que le bébé est tombé dans le puits, il devient difficile de le récupérer. L'employé, qui n'a pas été licencié entre-temps, a certes fait de son mieux, mais il n'a pu s'appuyer que sur des bases de formation et non sur l'expérience nécessaire et sur une connaissance approfondie de la protection des données et au-delà. Les personnes qui s'occupent de la protection des données devraient en tout cas regarder plus loin que le bout de leur nez et se tenir au courant des dernières nouveautés.

Avantages d'un DPO externe

Un délégué à la protection des données externe et certifié est tout d'abord impartial et neutre vis-à-vis de l'entreprise. En tant que conseiller à vos côtés, il dispose d'un haut niveau d'expérience, d'expertise et des compétences nécessaires en matière de protection des données. Au début, chaque membre de l'entreprise doit se familiariser avec les nouvelles directives. Le DPD externe les soutient en tant que conseiller constant et vérifie chaque mois si les nouveautés sont respectées. Afin que chaque collaborateur soit conscient des risques liés à l'utilisation des données personnelles, le DPD externe dispense régulièrement des formations en interne.

Incidents liés à la protection des données

Si des problèmes de protection des données surviennent dans l'entreprise, le DPD est responsable en cas d'erreur de conseil. Par exemple, la perte d'un téléphone portable ou d'un ordinateur portable professionnel peut exposer des données hautement sensibles à des tiers. Bien entendu, cette perte doit être immédiatement signalée au DPD, qui prendra contact avec l'autorité et évitera ainsi des sanctions plus importantes pour les employés et l'entreprise. En outre, le DPO externe est en mesure de jouer le rôle de médiateur entre l'autorité et l'entreprise dans des situations critiques et d'apaiser les tensions.

Aspect financier

L'aspect financier ne doit pas non plus être négligé. Un DPO externe assiste votre entreprise moyennant des frais mensuels fixes et convenus. Il établit chaque mois une facture avec une liste complète des activités. Vous pouvez ainsi voir directement quelles mesures ont déjà été prises et dans quels domaines spécialisés il est encore nécessaire d'agir. Vous économisez des coûts salariaux supplémentaires, contrairement à un DPO interne qui doit continuer à être payé en cas de maladie. Afin que le DPO externe puisse garantir un conseil sûr, il suit toujours des formations continues à ses propres frais. Vous évitez ainsi des investissements imprévus, par exemple pour des documents de formation ou des absences au travail. Si toutefois vous n'êtes pas satisfait et que le DPO externe ne convient pas à la structure de l'entreprise, il peut être résilié à tout moment, comme le stipule le contrat.