Permis de conduire : le contrôle par l'employeur est-il conforme à la protection des données ?

Dans les entreprises disposant d'une flotte de véhicules ou dans les secteurs où les déplacements professionnels sont monnaie courante, les employeurs contrôlent régulièrement les permis de conduire de leurs collaborateurs. Nous vous expliquons ici comment ce contrôle peut être organisé de manière conforme à la protection des données et quand il est nécessaire.

Quand le permis de conduire doit-il être contrôlé ?

Dans certaines professions, la possession d'un permis de conduire valide est déjà une condition requise dans l'offre d'emploi. Mais cela ne justifie pas encore la nécessité d'un contrôle (régulier). L'employeur n'a pas le droit de contrôler le permis de conduire de manière générale.

Au contraire, le contrôle du permis de conduire au sein de l'entreprise n'est autorisé que si l'employeur est susceptible de commettre une infraction. C'est principalement le cas lorsque les employés utilisent des véhicules dont le propriétaire est clairement l'employeur. En effet, si le propriétaire d'un véhicule le fait conduire par une personne qui ne possède pas de permis de conduire valable, il est punissable en vertu du § 21 StVG. Il suffit pour cela d'une négligence. C'est le cas, par exemple, lorsque l'employeur n'a pas vérifié la validité du permis de conduire à intervalles réguliers, mais uniquement lors de l'entretien d'embauche, et que le salarié conduit ensuite un véhicule de l'employeur sans permis de conduire valable. Le fait qu'il s'agisse d'une voiture de service ou que les employés utilisent un pool de véhicules dans le cadre de leur travail ne joue aucun rôle.

En outre, des problèmes d'assurance peuvent se poser pour l'employeur si des employés conduisent des véhicules de l'employeur sans permis de conduire valable. Dans de tels cas, l'assurance responsabilité civile pourrait refuser de prendre en charge les dommages.

Comment le permis de conduire peut-il être contrôlé ?

La base légale du contrôle découle donc de l'article 21 de la loi sur la circulation routière. L'employeur a le droit de prendre les moyens appropriés pour se prémunir contre les infractions et les dommages. Le contrôle régulier des permis de conduire des employés s'impose à cet effet. Ceux-ci contiennent toutefois des données à caractère personnel, de sorte que la manière de procéder au contrôle doit être conforme à la protection des données.

La longueur des intervalles de contrôle en détail n'est pas prescrite par la loi, mais les différents contrôles doivent être documentés afin de pouvoir les prouver en cas de besoin. Cela n'oblige pas encore l'employeur à faire une copie du permis de conduire, ce qui peut toutefois constituer un moyen approprié au sens de l'article 26 de la BDSG.

Contrôle avec formulaire standard

Si, en tant qu'employeur, vous souhaitez réduire au minimum la quantité de données saisies, un formulaire suffit pour documenter le contrôle. Il suffit que ce formulaire confirme la validité du permis de conduire. Ce formulaire peut ensuite être utilisé comme modèle standard à plusieurs reprises.

Contrôle électronique

Dans les grandes entreprises, il peut également être intéressant de soutenir le contrôle des permis de conduire par voie électronique. Il existe à cet effet divers systèmes qui rappellent les intervalles de contrôle et enregistrent les documentations respectives. Dans ce cas également, il faut penser aux aspects de protection des données déjà mentionnés.

Conclusion

Dans certaines conditions, il est nécessaire de contrôler régulièrement la validité des permis de conduire des employés. La taille des intervalles de contrôle n'est pas prescrite à cet égard. Les différents contrôles doivent être documentés. Il existe à cet effet des possibilités peu coûteuses en termes de données, raison pour laquelle les copies des permis de conduire ne sont pas obligatoires.

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