BayLDA Contrôle de la protection des données des locataires potentiels : Guide du RGPD

L'Office bavarois de surveillance de la protection des données (BayLDA) procède actuellement à des contrôles auprès d'agents immobiliers afin de vérifier le respect de la Législation sur la protection des données de vérifier les données. Ce Contrôle de la protection des données des locataires potentiels vise à garantir que les courtiers respectent les dispositions du Loi bavaroise sur la protection des données et le RGPD respecter.

L'autorité envoie des questionnaires à des courtiers choisis au hasard et leur demande des informations sur divers sujets, tels que l'étendue de l'utilisation de l'électronique. Collecte de données via des sites web, la collecte de Données du candidatla durée de conservation données personnelles, le Délais de conservation et Obligations d'effacement ainsi que les mesures de sécurité. Un Analyse d'impact sur la protection des données et l'obtention de Déclarations de consentement sont également au programme de l'examen.

Principales conclusions

• La BayLDA effectue des contrôles auprès des agents immobiliers pour vérifier le respect de la protection des données.
• Les courtiers doivent fournir des informations sur leur collecte de données auprès Candidatures à la location de la part de la Commission.
• Les thèmes centraux sont le stockage des données, Obligations d'effacement et des mesures de sécurité.
• En cas de non-respect, vous risquez Amendes jusqu'à 300 000 euros.
• Les consentements et les analyses d'impact sur la protection des données sont contrôlés.

Introduction à l'examen de la protection des données pour les locataires potentiels

L'Office bavarois de surveillance de la protection des données (BayLDA) a publié une Contrôle de la protection des données a été lancée auprès d'agents immobiliers en Bavière afin de garantir le respect des Législation sur la protection des données de contrôle de la qualité. Ces contrôles inopinés visent à garantir que les Courtier les prescriptions de la loi bavaroise sur la protection des données et du règlement général sur la protection des données (RGPD) lors du traitement de Données des candidats locataires potentiels respecter.

Le site Contrôle de la protection des données est important, car les agents immobiliers sont amenés à traiter un grand nombre de données sensibles dans le cadre de leur activité. Données des personnes intéressées par une location ou un achat doivent collecter et traiter. Il s'agit par exemple d'informations personnelles, de données de solvabilité et de données financières. Le site Contrôle de la protection des données par la BayLDA vise à garantir que les Courtier lors de la collecte et du traitement de ces données, les Protection des données Secteur immobilier de l'Union européenne.

L'autorité envoie des questionnaires à des sociétés de courtage sélectionnées au hasard et leur demande de fournir des informations sur le traitement des données à caractère personnel.

En répondant à ces questionnaires, les courtiers doivent exposer Protection des données Courtier-dans la pratique. Le site Vérification des locataires potentiels vise à mettre en évidence d'éventuelles lacunes et à sensibiliser les courtiers à une gestion responsable des données clients.

Bases juridiques de l'audit de la protection des données

Le contrôle de la protection des données effectué par la BayLDA auprès des agents immobiliers en Bavière repose sur deux bases juridiques centrales : le Loi bavaroise sur la protection des données en tant que réglementation spécifique au pays et la réglementation supérieure Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne. Ces lois et règlements définissent la manière dont les entreprises telles que les courtiers doivent traiter avec données personnelles et quels sont les Droits en matière de protection des données personnes concernées telles que Intéressés par la location et l'achat ont.

Loi bavaroise sur la protection des données et RGPD

Les courtiers en Bavière doivent, lors de la collecte et du traitement des données, respecter à la fois les Loi bavaroise sur la protection des données que les dispositions de la directive européenne RGPD Courtier doivent être respectées. Tout manquement à ces Politique de confidentialité peut être utilisé pour les entreprises de Secteur immobilier sensible Amendes de l'entreprise.

Obligations d'information et conditions de consentement

Un aspect central du Droit de la protection des données sont les Obligations d'information vis-à-vis des personnes concernées. En conséquence, les courtiers doivent Locataires potentiels par exemple sur les finalités du traitement des données, la base juridique et la durée de conservation. En outre, dans certains cas, ils doivent Consentement le Locataires potentiels pour le traitement des données. Ce Conditions de consentement pour les courtiers prévoient que le consentement doit être volontaire, informé et non équivoque.

Dans le cadre de l'audit, la BayLDA vérifie si les agents immobiliers respectent ces règles. Informations sur la protection des données correctement à Locataires potentiels et les directives concernant les Conditions de consentement respecter.

Portée de la collecte électronique des données

L'examen de la BayLDA met particulièrement l'accent sur l'étendue des collecte électronique de données chez Agences immobilières. Il s'agit en particulier de la collecte de données à caractère personnel concernant Sites web et Formulaires de contact sous la loupe.

Site web et formulaires de contact

L'autorité veut vérifier quels et combien informations personnelles que les agents immobiliers collectent auprès des personnes intéressées par une location ou un achat via leurs sites web et leurs formulaires de contact en ligne. Il est important que les données collectées soient légitimes et limitées au strict nécessaire. Une collecte de données disproportionnée peut être contraire Politique de confidentialité ont été violées.

Mesures de sécurité des données

Outre l'étendue de la collecte de données, la BayLDA vérifie également Mesures de sécurité des donnéesLes courtiers prennent des mesures pour protéger les données à caractère personnel qu'ils collectent. Il s'agit par exemple

• Communication cryptée sur les sites web
• Le site Cryptage de courriels
• La sauvegarde des supports de données mobiles
• Mesures de sécurité numérique contre les accès non autorisés

Les courtiers doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir une protection suffisante des données. Dans le cas contraire, ils risquent Amendes pour des infractions à la RGPD.

Collecte de données sur les locataires et les acheteurs potentiels

Au cours de l'examen de la protection des données, la BayLDA mettra particulièrement l'accent sur les Saisie des données Visites et la collecte d'informations personnelles auprès de Données des locataires potentiels ainsi que Données des acheteurs potentiels de la maladie. On distingue ici deux stades :

Niveau de collecte de données lors des visites

Si les personnes intéressées ne souhaitent qu'une visite, des informations complètes sont disponibles. Saisie des données Visites à l'avance n'est pas admissible. Des collectes de données aussi détaillées ne sont pas nécessaires à ce stade précoce. L'Autorité examinera donc si les courtiers ont enfreint les règles de protection des données dans de tels cas.

Collecte de données en cas d'intérêt concret

Il en va autrement lorsque des personnes manifestent un intérêt concret pour un bien à louer ou à acheter. Dans ce cas, les agents immobiliers peuvent plus Données concrètes sur les locataires potentiels ou Données des acheteurs potentiels qui sont pertinentes pour la solvabilité et la conclusion du contrat. Toutefois, cette procédure est également soumise Saisie des données des limites qui seront contrôlées par l'autorité de surveillance de la protection des données.

Par exemple, les renseignements sur la situation locative antérieure ou les questions sur un projet de création d'un animal de compagnie ou d'une famille sont considérés comme inadmissibles. La quantité de données collectées Données contractuelles relatives aux biens immobiliers doit toujours être limitée au strict nécessaire.

Pour garantir le respect du Intéressés par l'achat Protection des données la BayLDA examinera de près les pratiques de collecte de données des courtiers dans le cadre de son contrôle. C'est la seule façon de garantir la protection des droits des consommateurs et d'éviter toute violation de la loi.

Collecte de données auprès des locataires et des acheteurs

Une autre révision importante de la surveillance de la protection des données concerne Données contractuelles de locataires et d'acheteurs. Si les agents immobiliers ont déjà conclu des contrats avec des locataires ou des acheteurs, ils ont le droit d'utiliser des Exécution du contrat de collecter et de traiter les données nécessaires. Ils doivent toutefois respecter les principes de minimisation des données et de limitation des finalités.

L'autorité de surveillance examinera de près si les courtiers ne sont plus Données contractuelles que ce qui est nécessaire à la réalisation de l'objectif du contrat. Le non-respect de ce principe de minimisation des données peut entraîner de lourdes amendes. De même, la limitation de la finalité doit être respectée - les courtiers ne doivent pas utiliser les Données du contrat d'achat ne pas les utiliser à d'autres fins, comme le marketing ou la transmission à des tiers.

Afin d'éviter les infractions, les courtiers devraient avoir des directives claires sur la façon de traiter les Données contractuelles du locataire et Données du contrat d'achat de l'entreprise. C'est la seule façon de Protection des données Vente de biens immobiliers à un niveau élevé et éviter les amendes. La prise en compte de ces aspects sera l'un des points forts de l'audit réalisé par l'Office bavarois de surveillance de la protection des données.

BayLDA Contrôle de la protection des données des locataires potentiels

L'Office bavarois de surveillance de la protection des données (BayLDA) mène actuellement une enquête sur la protection des données. Contrôle de la protection des données dans le secteur immobilier par le biais de BayLDA Contrôle des courtiers sur le respect des règles de protection des données par les agents immobiliers. Avec cette Vérification de la protection des données des candidatures de location l'autorité poursuit plusieurs objectifs :

• S'assurer que les courtiers respectent les exigences légales de la loi bavaroise sur la protection des données et de la RGPD respecter
• Mise en évidence d'éventuels déficits et problèmes dans la pratique
• Développer un effet dissuasif et sensibiliser les courtiers à la protection des données

Dans le cadre de l'audit, la BayLDA se réserve également le droit d'effectuer des contrôles sur place auprès de certains courtiers afin de vérifier la mise en œuvre effective des dispositions relatives à la protection des données.

"La protection des données n'est pas une obligation ennuyeuse, mais un bien important que nous devons prendre au sérieux dans le secteur immobilier", explique l'autorité.

Durée de conservation des données à caractère personnel

Le site Délais de conservation des données des locataires potentiels sont un élément important de l'examen de la protection des données effectué par l'Office bavarois de surveillance de la protection des données (BayLDA). Les agents immobiliers doivent supprimer les données des personnes intéressées par la location ou l'achat, des locataires et des acheteurs dès qu'elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de la finalité. Toutefois, les Obligations de suppression Biens immobiliers pour certains documents, il existe également des Durée de conservation des données des candidats avant.

Dans le cadre de l'audit, l'autorité contrôlera si les courtiers respectent ces exigences et ne conservent pas les données indéfiniment. En cas de non-respect, ils s'exposent à de lourdes amendes.

Les courtiers doivent donc faire une distinction précise entre les différents types de données à caractère personnel et déterminer la nature de chacune d'entre elles. Délais de conservation connaître. Pendant que Données du candidat de locataires potentiels infructueux doivent être supprimés assez rapidement, il existe pour les documents contractuels Obligations de suppression Biens immobiliers souvent sur plusieurs années.

"Le respect des délais de conservation légaux est un élément central de la protection des données. Les courtiers devraient être bien placés dans ce domaine pour ne pas risquer d'amendes". - Felix Brinkmann, avocat spécialisé dans le droit de la protection des données

La BayLDA accordera une attention particulière à cet aspect dans le cadre de son contrôle des agents immobiliers en Bavière. Délais de conservation des données des locataires potentiels doivent être correctement mises en œuvre et les documents supprimés dans les délais impartis afin d'éviter toute infraction.

Recours à des prestataires de services informatiques et traitement des données de commande

De nombreux agents immobiliers font appel à l'assistance de Fournisseurs de services informatiques comme les fournisseurs de cloud ou les centres de données. Comme ces fournisseurs de services ont souvent accès à données à caractère personnel ont, il est particulièrement important pour les courtiers en tant que responsables de Traitement des commandes de manière juridiquement sûre.

Exigences contractuelles

Dans le cadre de la Traitement des données de commande les courtiers doivent communiquer avec leurs Fournisseurs de services informatiques conclure des contrats spécifiques qui répondent à certaines exigences du RGPD (RGPD) sont remplies. Ces Contrats doivent contenir des instructions claires à l'intention du contractant et régir Contrôles de protection des données doivent être réalisés. L'Office bavarois de surveillance de la protection des données (BayLDA) contrôlera, dans le cadre de son audit, si de tels contrats existent et s'ils sont conformes aux exigences légales.

Mesures de sécurité des prestataires de services

Outre les les exigences contractuelles il est tout aussi important pour les courtiers de connaître les véritables Mesures de sécurité de leur Fournisseur de services informatiques de vérifier que les conditions sont remplies. Les courtiers doivent s'assurer au préalable des mesures prises. Mesures de protection pour garantir la sécurité des données et le documenter. Dans le cadre de son contrôle, la BayLDA examinera également si les courtiers ont respecté cette obligation. Dans le cas contraire, ils s'exposent à de lourdes amendes pour manquement à la sécurité des données lors de l'enregistrement. Traitement des données de commande dans l'immobilier.

 En particulier lorsqu'ils travaillent avec des prestataires de services informatiques externes, les agents immobiliers doivent impérativement respecter les dispositions relatives à la protection des données. Ce n'est qu'ainsi qu'ils peuvent à la fois garantir la protection des données personnelles de leurs clients et éviter de lourdes amendes.

Copies de cartes d'identité et dispositions légales

Au cours de l'examen de la protection des données, la BayLDA vérifiera précisément si les agents immobiliers font à tort des copies de la carte d'identité ou d'autres documents d'identité de leurs clients. Conformément à la loi sur les cartes d'identité, ces Copies de cartes d'identité n'est autorisée que dans des cas clairement définis. L'activité de Courtiers en location n'en fait pas partie.

Si les courtiers font quand même des copies de pièces d'identité, cela va à l'encontre de la loi sur la protection des données. Politique de confidentialité et peut donner lieu à de lourdes amendes.

L'objectif de l'examen de la BayLDA est de clarifier cette question et de s'assurer que les les dispositions légales sur les copies de pièces d'identité doivent être respectées par les courtiers.

Le site Copie de cartes d'identité par des courtiers n'est autorisée que dans des cas exceptionnels et doit toujours être examinée avec soin. L'autorité de surveillance sera particulièrement vigilante dans ce domaine.

Les courtiers sont tenus de ne faire des copies de pièces d'identité que dans les cas absolument nécessaires et de respecter à cet égard les directives strictes en matière de protection des données.

Conséquences possibles en cas de violation de la protection des données

Les agents immobiliers qui enfreignent les règles de protection des données s'exposent à de lourdes sanctions. L'Office bavarois de surveillance de la protection des données (BayLDA) peut infliger des amendes allant jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial de l'entreprise en cas de non-respect du règlement général sur la protection des données (RGPD). Des avertissements de la part de concurrents ou d'associations de protection des consommateurs sont également possibles et peuvent entraîner des frais juridiques élevés.

Amendes et avertissements

Les sanctions les plus fréquentes en cas d'infraction à la protection des données par les agents immobiliers sont les amendes et les avertissements. La BayLDA peut Amendes pour violation de la protection des données Courtiers en cas de violation du RGPD ou de la loi bavaroise sur la protection des données. On peut imaginer par exemple des collectes de données illégales, un manque de mesures de sécurité ou le non-respect de Obligations d'effacement. Avertissements Protection des données Immobilier peuvent en outre être prononcées par des concurrents ou des organisations de protection des consommateurs, lorsque ceux-ci Sanctions Droit de la protection des données reconnaître.