Les employés des services du personnel qui utilisent des dossiers du personnel au format papier passent environ un quart de leur temps de travail à gérer ces dossiers. Les dossiers personnels numériques permettent de réduire considérablement ce temps.
Les dossiers personnels numériques permettent également d'enregistrer toutes les données personnelles pertinentes pour la relation de travail. La différence est qu'ils sont entièrement numérisés sous forme de scan ou de document électronique.
Contenu des dossiers
Un dossier personnel numérique contient les mêmes informations qu'un dossier papier : les documents personnels (contrat de travail, dossier de candidature et données personnelles), les documents sociaux et fiscaux (fiches de paie, numéro de sécurité sociale et informations sur l'assurance maladie) et d'autres documents tels que les plans de développement personnel, les évaluations et les certificats de formation. Cette liste peut être complétée par toute donnée ou document pertinent pour la relation de travail.
Il s'agit de données sensibles et personnelles. C'est pourquoi n'importe qui ne doit pas y avoir accès et les données ne doivent pas être classées n'importe comment.
Mise en œuvre conforme à la protection des données
Si une gestion du personnel doit être numérisée ou mise en place de manière numérique, il est très important, en raison des données personnelles concernées, que la mise en œuvre soit conforme aux dispositions du RGPD en matière de protection des données.
Un logiciel bien établi, axé sur la gestion du personnel, est généralement le plus sûr. Si l'on installe rapidement toutes les mises à jour, on est toujours à la pointe de la technologie.
Le fait de ne pas stocker les données exclusivement sur le serveur de l'entreprise contribue également à la sécurité des données. Les services basés sur le "cloud" sont une bonne solution, mais il faut aussi faire attention à l'endroit où se trouvent les serveurs et à la manière dont les données y sont traitées, notamment aux options de sécurité disponibles.
Avec un logiciel de gestion du personnel, l'administrateur peut toujours déterminer qui a accès à quelles données et à quel moment. Cela contribue également à la sécurité des données et à la transparence.
L'accès doit être sécurisé de la même manière que pour les dossiers papier, par exemple par la demande d'un mot de passe.
Avantages
Le dossier personnel numérique est bien plus moderne que le dossier papier. Il est également plus pratique et permet de gagner du temps une fois le système en place. Le dossier personnel numérique se caractérise également par une grande flexibilité, car il est possible de le traiter à partir de n'importe quel poste de travail. En outre, il est très transparent. Grâce aux autorisations d'accès et aux données de journalisation électroniques, il est toujours possible de savoir qui a eu accès à quoi et quand ou qui a modifié quoi.
Lors de l'établissement d'un système et du choix d'un logiciel approprié, un conseil professionnel est irremplaçable.
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