3 choses à savoir sur l'archivage des e-mails

De nos jours, une grande partie de la communication au sein des entreprises passe par le courrier électronique. Aussi grands que soient les avantages de la communication numérique, il faut se rappeler ici aussi que le traitement des données enregistrées ou du moins stockables exige un certain doigté.

Découvrez donc ici trois choses que vous devez savoir sur l'archivage des e-mails.

Où l'archivage des e-mails est-il réglementé ?

En Allemagne, l'archivage des e-mails n'est pas réglementé par une seule loi. Les exigences en matière d'archivage se trouvent principalement dans une disposition administrative, la GoBD (principes de tenue et de conservation correctes des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi que d'accès aux données). Le code de commerce (HGB) et le code fiscal (AO) jouent également un rôle important dans cette thématique.

Conformément aux dispositions légales, les e-mails qui sont pertinents pour l'imposition doivent être conservés (§ 257 HGB, § 140 AO).

Faut-il archiver chaque e-mail ?

Non, seuls certains e-mails doivent être archivés. Il s'agit des e-mails qui contiennent des lettres commerciales ou des lettres d'affaires ou qui ont un lien avec le droit fiscal. Il peut s'agir par exemple d'inventaires, de documents comptables ou de bilans annuels. Si ces informations sont jointes en annexe et que l'e-mail sert uniquement de moyen de transport sans avoir de contenu propre, l'e-mail lui-même ne doit toutefois pas être archivé.

En revanche, tous les autres e-mails générés, y compris les spams et les newsletters, sont exemptés de l'obligation d'archivage.

Il convient de noter que tous les e-mails ne peuvent pas être archivés. L'archivage est par exemple interdit pour les messages privés des collaborateurs ou les données des candidats. Afin qu'aucune donnée personnelle ne soit archivée par erreur, il devrait par exemple exister un accord d'entreprise sur les messages privés via l'adresse e-mail professionnelle. Il est également possible d'adapter la configuration du logiciel d'archivage en conséquence.

Comment les e-mails doivent-ils être archivés ?

En Allemagne, c'est surtout la GoBD (Verwaltungsvorschrift : Principes relatifs à la tenue et à la conservation correctes des livres, enregistrements et documents sous forme électronique ainsi qu'à l'accès aux données), qui définit les modalités d'archivage des e-mails. Selon ces exigences, les e-mails doivent être archivés de manière correcte, complète, dans les meilleurs délais, conformes à l'original et non modifiés, consultables avec autorisation, retrouvables et reproductibles et traçables via un protocole (en cas de modification). Ces exigences doivent être maintenues pendant toute la durée de conservation. Le respect de ces prescriptions doit également être garanti après et pendant un changement de système.

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