Los empleados de los departamentos de RRHH que utilizan expedientes de personal en papel dedican aproximadamente una cuarta parte de su tiempo de trabajo a gestionar estos expedientes. Esto puede reducirse considerablemente con los expedientes digitales de personal.
Los expedientes digitales de personal también pueden utilizarse para almacenar todos los datos de personal relevantes para la relación laboral. La diferencia es que están disponibles de forma completamente digital como escaneado o documento electrónico.
Contenido de los ficheros
En un expediente digital de personal se almacena la misma información que en un expediente en papel: documentos personales (contrato de trabajo, documentos de solicitud y datos personales), documentos de seguridad social y fiscales (nóminas, número de la seguridad social e información sobre el seguro de enfermedad) y otros documentos como planes de desarrollo del personal, evaluaciones y certificados de formación continua. Pueden añadirse a esta lista todos los datos y documentos pertinentes para la relación laboral.
Se trata de datos sensibles y personales. Por lo tanto, es posible que no todo el mundo tenga acceso a ella y que los datos no se almacenen arbitrariamente.
Cumplimiento de las normas de protección de datos
Si se va a digitalizar o crear digitalmente una administración de personal, es muy importante una aplicación conforme a la protección de datos de acuerdo con el RGPD debido a los datos personales implicados.
Los programas informáticos específicos para la gestión de personal suelen ser la solución más segura. Si instalas puntualmente todas las actualizaciones, siempre estarás a la última.
También contribuye a la seguridad de los datos no almacenarlos exclusivamente en el servidor de la empresa. Los servicios basados en la nube son una opción en este caso, pero también es importante prestar atención a dónde están ubicados los servidores y cómo se manejan allí los datos, especialmente qué opciones de seguridad están disponibles.
Con el software de gestión de recursos humanos, el administrador siempre puede determinar quién puede acceder a qué datos y cuándo. Esto también contribuye a la seguridad y transparencia de los datos.
El acceso debe garantizarse del mismo modo que en el caso de los archivos en papel, por ejemplo, solicitando una contraseña.
Ventajas
El expediente personal digital es mucho más actual que el expediente en papel. También es más práctico y ahorra tiempo una vez establecido el sistema. El expediente digital de personal también se caracteriza por un alto grado de flexibilidad, ya que puede procesarse desde cualquier lugar de trabajo. También es muy transparente. Gracias a las autorizaciones de acceso y a los datos de registro electrónico, siempre se puede saber quién tuvo acceso y cuándo o quién modificó qué.
A la hora de establecer un sistema y seleccionar el software adecuado, el asesoramiento profesional es insustituible.
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