Protección de datos y encuesta a los empleados

Encuestar a los empleados proporciona información valiosa sobre el ambiente de trabajo, el flujo de los procesos y las posibles mejoras. Sin embargo, incluso con las encuestas a los empleados, el empresario debe respetar la protección de datos. Aquí puede informarse de lo que debe observarse.

Base jurídica de la protección de datos para las encuestas a los empleados

Una encuesta de empleados podría implicar el tratamiento de datos personales de los empleados. Si este fuera el caso, debería existir una base jurídica para el tratamiento.

Si se trata de una relación laboral, siempre entra en juego el artículo 26 de la BDSG. Regula que el empresario puede tratar los datos personales de los empleados si es necesario para la ejecución de la relación laboral.

Aunque una encuesta a los empleados para optimizar procesos y descubrir quejas puede facilitar la mejora del ambiente de trabajo y la productividad, no es necesaria para llevar a cabo la relación laboral. Sin embargo, no es necesario para el desempeño de la relación laboral. § Por lo tanto, el artículo 26 de la BDSG no es pertinente.

Sin embargo, el tratamiento de los datos de los empleados en el contexto de una encuesta a los empleados podría ser permisible mediante el consentimiento apropiado de cada empleado (Art. 6 párrafo 1 frase 1 lit. a DSGVO). El consentimiento en el sentido del GDPR debe darse voluntariamente, de manera informada, expresa, revocable y para un caso específico. Si el empresario pide la participación en una encuesta de empleados y, además, el consentimiento para procesar los datos personales que se van a revelar en ella, los empleados pueden sentirse rápidamente presionados. Muchos pueden temer que negarse a dar su consentimiento repercuta negativamente en su empleo. El consentimiento dado bajo tal presión no sería voluntario y, por tanto, no cumpliría la normativa sobre protección de datos.

Las encuestas anónimas a los empleados respetan la protección de datos

En consecuencia, se recomienda realizar las encuestas a los empleados de forma anónima, de conformidad con la protección de datos. Anónimo significa que no se procesan datos personales. Esto no sólo facilita que los empleados respondan con sinceridad, de modo que el empresario también recibe respuestas útiles, sino que una encuesta de este tipo a los empleados también cumple con la protección de datos.

No obstante, hay que tener en cuenta algunas cosas: La encuesta debe diseñarse de tal manera que las preguntas estén bien orientadas. No se debe interrogar indiscriminadamente sobre información irrelevante. Sobre todo, las preguntas no deben dar lugar a que se pueda identificar al empleado que responde. Entonces la encuesta dejaría de ser anónima en el sentido de la protección de datos. Por lo tanto, también deben utilizarse preguntas que puedan responderse simplemente marcando una casilla. Por último, también es posible asignar el cuestionario a una persona por su escritura. Los cuestionarios electrónicos son especialmente adecuados en este caso. En este caso, sin embargo, hay que prestar más atención a la seguridad del software utilizado.

Conclusión

Diseñar una encuesta de empleados que cumpla la normativa de protección de datos no es demasiado complicado si se siguen las pautas aquí mencionadas. En cualquier caso, los empresarios deben prestar atención a la transparencia durante la preparación y la aplicación y, si es necesario, implicar al comité de empresa y al responsable de la protección de datos en una fase temprana.

Si tiene alguna duda o necesita ayuda sobre este u otro tema relacionado con la protección de datos, nuestros expertos estarán encantados de asesorarle.