Copia de documentos de identidad: ¿Violación de la protección de datos?

El tema Copia de documentos de identidad Protección de datos es de gran importancia en Alemania. Hasta 2010, la copia de carnés de identidad estaba prohibida por ley. Con la modificación de la ley del DNI, se permitió a los titulares hacer copias ellos mismos. Sin embargo, pasarlas a terceros sigue siendo problemático.

La introducción del RGPD trajo consigo normas más estrictas para el tratamiento de los datos personales. El sitio Protección de la identidad y la preservación de la Privacidad están en primer plano. Las copias de documentos de identidad solo se permiten en determinadas condiciones y con el consentimiento expreso del titular.

A pesar de la flexibilización, la copia de documentos de identidad sigue constituyendo un problema de protección de datos en muchos casos. Las empresas deben comprobar cuidadosamente si realmente necesitan una copia o si basta con datos menos sensibles. El principio de minimización de datos desempeña aquí un papel central.

Conclusiones importantes

• La copia de carnés de identidad estuvo prohibida hasta 2010
• El GDPR introdujo normas más estrictas para el almacenamiento de datos
• Sólo se permiten copias del DNI con el consentimiento del titular
• La minimización de datos es un principio importante
• Muchas industrias tienen normativas especiales
• Protección de la identidad y Privacidad tienen alta prioridad

Base jurídica: Ley alemana del DNI y GDPR

La Ley alemana del DNI y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) constituyen la base jurídica para el tratamiento de datos personales en Alemania. Estas leyes regulan el modo en que las empresas y las autoridades pueden tratar las copias de los documentos de identidad y los derechos de los ciudadanos cuando se procesan sus datos.

Cambios en la Ley del Documento de Identidad desde 2010

Desde 2010, la Ley alemana del Documento de Identidad (PersAuswG) autoriza la realización de copias de los documentos de identidad, pero solo con el consentimiento del titular. Esto refuerza el control sobre el propio identidad digital. Importante: Los números de serie no pueden utilizarse automáticamente para recuperar datos personales.

Efectos del RGPD en la tramitación de copias de documentos de identidad

El RGPD ha reforzado aún más la protección de datos. Exige que el tratamiento de datos personales sea adecuado y se limite a lo necesario. Esto significa para las empresas:

• Las copias de los documentos de identidad deben ser claramente reconocibles como tales
• La transmisión a terceros sólo está autorizada por el titular de la tarjeta
• Los datos deben eliminarse tras un determinado periodo de tiempo

A pesar de esta normativa, hay excepciones, por ejemplo en el sector financiero o con los proveedores de telecomunicaciones. En estos casos, se pueden crear y conservar copias de documentos de identidad durante más tiempo en determinadas condiciones. En Seguridad de los datos está siempre en primera línea para proteger los datos personales de los ciudadanos.

Copia de documentos de identidad Protección de datos: principios y retos

La copia de documentos de identidad plantea a las empresas retos en materia de protección de datos. El principio de minimización de datos exige que sólo se almacene la información necesaria. Esto sirve para proteger contra Robo de identidad y genera confianza con los clientes.

Desde 2017, los documentos de identidad solo pueden copiarse con el consentimiento del titular. Esta normativa se aplica por igual a fotocopias, fotografías y escaneados. Las empresas deben comprobar si una copia es realmente necesaria o si basta con los datos individuales.

Los titulares de tarjetas de identidad tienen derecho a tachar los datos que no necesiten. Los números de acceso y de documento son especialmente sensibles. Estas medidas aumentan la Protección contra falsificaciones y reducir la huella digital.

"La protección de los datos personales es crucial para la confianza entre empresas y clientes".

Se aplican excepciones a determinadas industrias:

• Los bancos y proveedores de servicios financieros pueden copiar los documentos de identidad de conformidad con la Ley sobre blanqueo de capitales.
• Proveedores de telecomunicaciones al celebrar contratos
• Proveedor de certificados de conformidad con la Ordenanza de firmas

A pesar de estas excepciones, la protección de datos sigue siendo un reto clave. Las empresas deben considerar cuidadosamente qué datos necesitan realmente y cómo pueden protegerlos mejor.

¿Cuándo está permitida la copia de carnés de identidad?

Desde julio de 2017, la Ley del DNI permite copiar los documentos de identidad en determinadas condiciones. Este cambio se hizo porque la normativa anterior resultó poco práctica. El sitio Protección de la identidad sigue siendo un tema importante.

Excepciones para determinados sectores y situaciones

En algunos sectores, la copia de documentos de identidad no sólo está permitida, sino que incluso es obligatoria. Los proveedores de servicios financieros deben identificar a las personas de conformidad con la Ley de Blanqueo de Capitales. Los proveedores de telecomunicaciones están autorizados a copiar documentos de identidad, pero están obligados a destruir las copias una vez concluido el contrato.

El papel del consentimiento del titular del DNI

La recogida o el tratamiento de datos personales del documento de identidad sólo están permitidos con el consentimiento del titular del documento. Esto también se aplica a la creación de copias. Una copia de un documento de identidad puede transmitirse dentro de una organización, pero no a terceros.

Para garantizar la protección de datos, las empresas sólo deben hacer copias de los documentos de identidad que sean absolutamente necesarias y tachar la información irrelevante. Esto sirve para proteger contra Robo de identidad y cumple el principio de minimización de datos de conformidad con el GDPR.

Protección de datos en relación con las copias de documentos de identidad

La práctica de hacer copias de los documentos de identidad plantea considerables problemas de protección de datos. Muchas empresas solicitan habitualmente copias de los documentos de identidad sin cuestionar su necesidad o legalidad. Esto da lugar a numerosas denuncias ante las autoridades de protección de datos.

Según la Ley del Documento de Identidad modificada, los documentos de identidad no pueden copiarse sin el consentimiento del titular. Incluso con el consentimiento, se aplica el principio de minimización de datos. Las copias completas suelen contener más datos de los necesarios para la identificación, lo que hace que la Privacidad de los ciudadanos está en peligro.

Una sentencia del Tribunal Administrativo de Hannover confirmó la prohibición de escanear y almacenar documentos de identidad. El Ministerio Federal del Interior también insiste en la inadmisibilidad de reproducir documentos de identidad.

Una comprobación visual del documento de identidad suele bastar para verificar la identidad sin necesidad de hacer una copia.

Las empresas deben replantearse sus prácticas y recopilar únicamente los datos personales que sean realmente necesarios. El sitio Seguridad de los datos y la protección de la intimidad deben tener la máxima prioridad.

Principio de minimización de datos: ¿Qué datos son realmente necesarios?

El principio de minimización de datos es un aspecto central del tratamiento de la información personal. Exige que sólo se recojan y almacenen los datos que sean absolutamente necesarios para el fin respectivo. Esto se aplica en particular a los datos del DNI, que a menudo contienen más información de la necesaria.

Datos pertinentes para diversos fines empresariales

Para la mayoría de las aplicaciones comerciales, el nombre, la dirección y la fecha de caducidad del documento de identidad son suficientes. Por regla general, no debe anotarse el número de DNI. En el alquiler de viviendas, por ejemplo, los propietarios no están autorizados a hacer copias, sino sólo a tomar nota del control de identidad.

Técnicas para minimizar los datos almacenados

Existen varios métodos para reducir la cantidad de datos. La eliminación de datos innecesarios es una práctica habitual. Igualmente importante es suprimir los datos inmediatamente después de que se haya cumplido su finalidad. Los proveedores de telecomunicaciones están obligados por ley a destruir las copias de los documentos de identidad una vez concluido el contrato.

En Protección contra falsificaciones desempeña un papel importante en la identidad digital. Los nuevos DNI electrónicos permiten una verificación segura sin almacenamiento innecesario de datos. Las empresas deberían comprobar siempre si basta con una nota "Se ha presentado el DNI" en lugar de hacer una copia completa.

Redacción de datos del documento de identidad: Derechos y opciones

La redacción de los datos del DNI es un instrumento importante para proteger la identidad y la privacidad. Desde 2017, la Ley del DNI permite su copia en determinadas condiciones. No obstante, los ciudadanos tienen derecho a tachar los datos innecesarios.

La información especialmente sensible, como los números de acceso, debe hacerse irreconocible. Esto protege contra el uso indebido de los datos y el acceso no autorizado. Las empresas deben informar a los clientes de su derecho a redactar los datos.

En Seguridad de los datos está en primer plano. Una tabla muestra los datos que a menudo pueden redactarse:

Es importante tener en cuenta que algunos sectores, como los proveedores de servicios financieros, no están autorizados a redactar determinados datos debido a requisitos legales. En estos casos, la seguridad de los datos debe garantizarse con otras medidas.

Normativa especial para proveedores de servicios financieros y de telecomunicaciones

Los proveedores de servicios financieros y de telecomunicaciones están sujetos a una normativa estricta a la hora de gestionar los documentos de identidad. Estas normas sirven para Protección contra falsificaciones y la protección de la identidad digital.

Requisitos de la Ley de Blanqueo de Capitales

Según la Ley de Blanqueo de Capitales (GwG), los proveedores de servicios financieros deben identificar a sus clientes. Conservan el nombre, la dirección, la fecha de nacimiento, el número de DNI y la autoridad emisora. Las copias de los documentos de identidad deben conservarse durante cinco años y luego borrarse.

Obligaciones en virtud de la Ley de Telecomunicaciones

Los proveedores de telecomunicaciones pueden solicitar una identificación con fotografía al celebrar un contrato. Utilizan los datos para cumplir el contrato. Las copias deben destruirse una vez celebrado el contrato. Esto refuerza la identidad digital de los clientes.

Ambos sectores deben cumplir el RGPD. Informan a los clientes sobre la finalidad y la duración del almacenamiento de datos. La protección contra falsificaciones de los documentos de identidad desempeña un papel importante en la verificación de la identidad.

Copias de carnés de identidad en la vida cotidiana: hostelería, alquiler y venta al por menor

En la vida cotidiana, a menudo se plantea la cuestión del manejo correcto de los documentos de identidad. La protección de la identidad desempeña aquí un papel central. En el sector hotelero, los formularios de registro son obligatorios, pero no las copias de los documentos de identidad. Los propietarios pueden comprobar los documentos de identidad, pero no copiarlos. Estas normas sirven para proteger los datos personales.

La copia de documentos de identidad en el sector minorista está sujeta a normas estrictas. La protección de datos es aquí la máxima prioridad. Sólo pueden anotarse los datos necesarios para la relación contractual. En la comprobación de la edad de menores sólo se puede comprobar la identidad y la edad. No está permitido depositar el DNI como fianza.

Desde 2017, más de 300 sucursales de Europcar en Alemania utilizan el sistema Genuine-ID EASYCHECK. Permite comprobar los documentos de identidad de forma rápida y segura. Este método electrónico protege contra el robo y detecta un posible uso indebido del documento. De este modo se garantiza la protección de la identidad en el negocio del alquiler sin tener que copiar los documentos de identidad.