3 cosas que debes saber sobre el archivado del correo electrónico

Hoy en día, gran parte de la comunicación empresarial se realiza por correo electrónico. Por grandes que sean las ventajas de la comunicación digital, también hay que recordar aquí que el manejo de datos almacenados o al menos almacenables requiere cierto tacto.

Aquí tienes tres cosas que debes saber sobre el archivado del correo electrónico.

¿Dónde se regula el archivado del correo electrónico?

En Alemania, el archivado del correo electrónico no está regulado en una única ley. Los requisitos para el archivado se encuentran principalmente en un reglamento administrativo, el GoBD (Principios para la correcta llevanza y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos). El Código de Comercio alemán (HGB) y el Código Fiscal alemán (AO) también desempeñan un papel importante en este tema.

De acuerdo con los requisitos legales, deben conservarse los correos electrónicos que sean relevantes a efectos fiscales (§ 257 HGB, § 140 AO).

¿Hay que archivar todos los correos?

No, sólo algunos correos electrónicos deben archivarse. Se trata de correos electrónicos que contienen cartas comerciales o empresariales o que están relacionados con la legislación fiscal. Puede tratarse, por ejemplo, de inventarios, comprobantes contables o estados financieros anuales. Si se adjunta esta información y el correo electrónico sólo sirve como medio de transporte sin tener contenido de mensaje propio, el correo electrónico en sí no tiene que ir al archivo.

En cambio, están exentos de la obligación de archivar todos los demás correos electrónicos que surjan, incluidos el spam y los boletines informativos.

Hay que tener en cuenta que no todos los correos electrónicos pueden archivarse. Por ejemplo, está prohibido archivar mensajes privados de empleados o datos de solicitantes. Para garantizar que no se archiva ningún dato personal por error, debería existir, por ejemplo, un acuerdo de empresa sobre los mensajes privados a través de la dirección de correo electrónico oficial. Otra posibilidad es adaptar la configuración del software de archivado en consecuencia.

¿Cómo deben archivarse los correos electrónicos?

En Alemania, el GoBD (Verwaltungsvorschrift: Principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos) regula la forma de archivar los correos electrónicos. En consecuencia, los correos electrónicos deben archivarse de forma adecuada, completa, lo antes posible, coherente con el original y sin cambios, visualizable con autorización, recuperable y reproducible y rastreable mediante registro (en caso de cambios). Estos requisitos deben mantenerse durante todo el periodo de conservación. El cumplimiento de estos requisitos también debe garantizarse después y durante un cambio del sistema.

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