"Pre-Employment-Screening" : protection des données dans le processus de sélection du personnel

Lorsqu'un poste est à pourvoir dans une entreprise, les responsables des ressources humaines s'efforcent de le pourvoir au mieux à l'aide d'une procédure de sélection du personnel. Il n'est pas rare qu'ils fassent eux-mêmes des recherches pour obtenir plus d'informations sur le candidat ou pour vérifier des informations connues. Ce que l'on appelle le "pre-employment screening" (ou "background check") soulève, dans le cadre de la procédure de sélection du personnel, quelques questions relevant du droit de la protection des données.

Découvrez ici les éléments à prendre en compte lors de la collecte d'informations sur les candidats.

Procédure de sélection du personnel à l'aide d'Internet

Dans le monde moderne (du travail), de nombreuses informations sur les candidats peuvent être facilement trouvées sur Internet. Les réseaux sociaux liés aux loisirs (par exemple Facebook ou Instagram) ou à l'environnement professionnel (par exemple LinkedIn ou Xing) permettent de vérifier et de compléter les informations contenues dans la candidature. Il existe également des bases de données qui fournissent par exemple des informations sur les délits.

Ces informations qui permettent d'identifier une personne sont données à caractère personnel au sens du RGPD. Ainsi, les les réglementations relatives à la protection des données dans les relations avec eux.

Base légale pour le "Pre-Employment-Screening

Après la RGPD, le traitement de ces données personnelles doit être reposent sur une base juridique. Il s'agit tout d'abord du consentement du candidat concerné (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD). Il pourrait également s'agir d'une nécessité pour le contrat de travail envisagé (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).

Consentement

Une consentement en matière de protection des données doit d'abord être volontaire. Des difficultés apparaissent ici en raison du déséquilibre entre l'employeur potentiel et le candidat. En effet, si le candidat accepte, lorsqu'on le lui demande, qu'un "background check" soit effectué, il le fait généralement par peur d'être rejeté.

Même si le consentement du candidat est recueilli, il ne répond pas aux exigences de la législation sur la protection des données.

Nécessité

Pour l'employeur potentiel, le "Pre-Employment -Screening" pourrait être nécessaire pour l'établissement ultérieur d'un contrat de travail (article 6 I 1 lit. b RGPD). Pour ce faire, il convient de mettre en balance les intérêts et le degré de nécessité au cas par cas. Mais la plupart du temps, cette évaluation se fera au détriment de l'employeur.

Gestion du "Pre-Employment-Screening" dans la pratique

Si le recruteur veut trouver le candidat le plus approprié sans enfreindre la législation sur la protection des données, il existe quelques conseils pratiques qu'il doit suivre.

Dans la procédure de sélection des candidats, la règle est la même : qui ne demande pas reste stupide ! Si les documents envoyés sont incomplets ou suscitent des questions, la première chose à faire est de s'adresser personnellement au candidat.

Utilisez des entretiens, des tests d'embauche ou d'autres formats similaires pour obtenir un meilleur aperçu de la situation. Image des candidats d'obtenir des informations. Les informations obtenues ici sont généralement plus précieuses que tous les dossiers de candidature soumis par écrit.

En cas d'incertitude quant aux données sur le candidat qui peuvent être recherchées de sa propre initiative, il est préférable de se référer au droit de poser des questions prévu par la loi générale sur l'égalité de traitement (AGG), dont les règles sont connues de tous les recruteurs lors des entretiens d'embauche. S'il s'agit d'informations qui ne peuvent pas être demandées lors de l'entretien d'embauche, même en vertu de l'AGG, il ne faut pas non plus les rechercher soi-même.

Tous les processus devraient toujours être à jour et transparents par rapport aux règles du RGPD.

En outre, il convient de séparer strictement les niveaux privé et professionnel. Si une recherche personnelle doit être effectuée, orientez-vous vers des sources à vocation professionnelle (par exemple LinkedIn ou Xing).

Conclusion

Le "pre-employment screening" doit être effectué avec prudence. Le recruteur ne peut pas rechercher tout ce qu'il peut trouver sur le candidat. Il est recommandé de miser largement sur les procédures de sélection traditionnelles telles que les entretiens et les tests de recrutement.

Si vous avez des questions sur la mise en œuvre de procédures de sélection de candidats conformes à la protection des données, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'experts !