Traitement du courrier et carnet postal, la différence

Un carnet de courrier permet de mieux visualiser le courrier entrant et sortant. Les données les plus importantes sont rapidement saisies et peuvent être vérifiées ultérieurement. S'il y a des incohérences dans l'envoi, nous pouvons vérifier à l'aide de cet aperçu qui a envoyé la lettre, quand et à qui. Dans la plupart des entreprises, le registre du courrier est tenu par un employé de la réception ou du secrétariat. Les lettres sont triées par type et par date, ouvertes et attribuées au destinataire.

Une chose est sûre : la personne qui ouvre et trie la lettre a accès aux factures et autres courriers commerciaux. Les données confidentielles passent ainsi entre plusieurs mains et peuvent rapidement se perdre ou être oubliées sur l'un ou l'autre bureau.

Recommandation : un carnet de courrier numérique

Par rapport au papier, un carnet de courrier numérique est sans doute plus efficace. Les temps de traitement sont réduits, il est possible de le retrouver plus rapidement et la qualité ainsi que la capacité de renseignement sont plus précises. La consommation de papier diminue, car peu de copies sont nécessaires. Le courrier numérique peut être transmis directement à l'adresse électronique propre à la personne, sans que celle-ci ne se retrouve dans le champ de vision d'autres personnes.

L'archivage en toute simplicité

Les lettres d'affaires, les lettres commerciales et les justificatifs doivent être conservés au moins six ans, comme de nombreux autres documents, conformément au code fiscal (§147 / §140 AO). Ainsi, les documents classés doivent être rangés de manière ordonnée et propre dans les archives. Si la réception du courrier a lieu sous forme numérique, l'archivage offre plus de transparence pour les recherches ultérieures, est plus clair et prend beaucoup moins de place.

Bien entendu, la protection des données trouve également son compte dans la variante numérique. Les documents sont mieux sécurisés sur des supports de données externes et protégés par des mots de passe. Seules les personnes autorisées y ont accès. En cas d'urgence, les supports de données peuvent être mis plus rapidement en sécurité.

Conseil

Réfléchissez à la meilleure option pour votre entreprise. Mais un carnet de courrier numérique peut être consulté rapidement par des personnes autorisées, où qu'elles se trouvent, et permet d'économiser beaucoup de temps et d'espace. Les données personnelles sont plus sûres grâce aux mots de passe et aux adresses e-mail personnelles. Le risque de lecture par plusieurs personnes est nettement plus faible. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles une gestion numérique du courrier est plus efficace. Mais une chose est sûre : on économise du temps et des nerfs.