Nouvelle directive européenne sur les signalements

La nouvelle directive européenne sur les lanceurs d'alerte sera applicable à partir du 17 décembre 2021. Celle-ci oblige d'abord les entreprises d'au moins 250 salariés, puis, à partir du 17 décembre 2022, celles d'au moins 50 salariés, à mettre en place une structure claire pour le signalement de faits ou d'incidents par les lanceurs d'alerte ("whistleblowers"). La loi allemande adoptée en complément devrait également concerner les infractions en matière de dépassement du temps de travail, de non-paiement du salaire minimum ou conventionnel ou de fausses déclarations sur les conditions d'appel d'offres et offrir une protection encore plus grande aux lanceurs d'alerte en Allemagne.

Mais que faut-il savoir et respecter en tant qu'entreprise en ce qui concerne la nouvelle directive européenne sur les informations à fournir ? Voici un bref aperçu.

Situation de départ

Avant même la création de normes internationales, les dénonciateurs fiables étaient déjà importants pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Environ 43 % de tous les incidents de criminalité économique ("cas de fraude") dans les entreprises sont identifiés avec l'aide d'informateurs internes.

Malgré cela, la protection des lanceurs d'alerte est encore insuffisante dans la plupart des entreprises. Souvent, les dénonciateurs potentiels se sentent sous pression pour ne pas déposer leur rapport et, dans de nombreux endroits, il manque des processus structurés et organisés pour le dépôt et le traitement de ces rapports. Pourtant, un système d'alerte fiable permet d'identifier plus rapidement les cas de fraude et de les traiter plus efficacement.

Modification par la directive européenne sur la publicité

La directive européenne sur les lanceurs d'alerte vise à rendre le signalement d'éventuels dysfonctionnements et risques plus simple et plus sûr juridiquement, surtout pour les lanceurs d'alerte.

La directive impose un niveau minimum de protection pour chaque lanceur d'alerte. En outre, chaque État membre peut adopter des règles allant au-delà de ce minimum, mais il ne doit pas descendre en dessous. Ainsi, le débat actuel dans la législation allemande indique que la loi allemande veut aller encore plus loin dans la protection. Le projet de loi allemand prévoit par exemple de protéger les informateurs également en cas d'informations sur d'autres délits. L'idée sous-jacente est qu'il y aurait sinon une inégalité de traitement entre les lanceurs d'alerte, ce qui aurait précisément pour conséquence d'éliminer la directive : Que les informateurs ne fassent pas leur rapport par peur des conséquences.

Qui est protégé

La directive européenne sur les lanceurs d'alerte protège toutes les personnes qui ont obtenu des informations sur des infractions dans le cadre de leur travail. Ces personnes sont protégées, qu'elles travaillent dans le secteur public ou dans le secteur privé.

Sont également concernés les informateurs qui ont obtenu une information dans le cadre d'une relation de travail déjà terminée.

Est considérée comme une dénonciation toute information dont le dénonciateur avait, au moment de la dénonciation, des raisons suffisantes de penser qu'elle était vraie et qu'il l'a ensuite signalée.

Ce qui est protégé

La protection offerte par la directive est la confidentialité de l'identité du lanceur d'alerte et des tiers mentionnés dans le rapport. L'entreprise doit en outre protéger ces personnes contre des préjudices tels que la discrimination et le licenciement.

La priorité est de protéger le signalement par les canaux internes. Toutefois, le lanceur d'alerte est en principe libre d'effectuer un signalement externe (par exemple auprès d'une autorité compétente) au lieu de passer par des canaux internes. Celle-ci est alors également protégée par la directive.

Sanctions

Si les entreprises prennent des mesures négatives à l'encontre du lanceur d'alerte, violent la confidentialité du signalement ou font obstacle au signalement ou tentent de le faire, elles seront sanctionnées conformément à la directive.

Exigences relatives aux systèmes d'alerte

Le fait que la directive fixe des exigences pour les systèmes d'alerte est sans doute ce qui a le plus d'importance pour les entreprises.

L'entreprise doit mettre en place des procédures internes appropriées pour la réception des signalements et des processus de suivi adéquats. Les signalements doivent pouvoir être faits par écrit ou oralement et, si le lanceur d'alerte le souhaite, en personne. Dans tous les cas, la confidentialité de l'identité du dénonciateur doit être préservée. Un accusé de réception doit être envoyé au lanceur d'alerte dans les sept jours suivant le signalement et ce dernier doit être informé des mesures prises ou à prendre dans les trois mois au plus tard.

Le projet de loi allemand prévoit en outre que le bureau de signalement doit rester en contact avec le lanceur d'alerte afin de pouvoir obtenir les informations supplémentaires éventuellement nécessaires. Cela doit permettre de vérifier plus efficacement la validité des informations et de prendre les mesures appropriées (ouverture d'une enquête interne, renvoi du lanceur d'alerte au service compétent, remise de l'enquête à l'autorité compétente, etc.

En outre, le projet prévoit de documenter le signalement tout en préservant la confidentialité afin de pouvoir le consulter durablement. Ainsi, le lanceur d'alerte doit également avoir la possibilité de corriger ultérieurement sa notification.

Le service interne de signalement doit également fournir des informations claires et facilement accessibles sur les possibilités de signalement auprès d'organismes externes.

Il appartient à l'entreprise de décider de la manière dont elle souhaite concrètement aménager ces canaux de signalement et quel service doit être désigné comme bureau de signalement. Il convient toutefois de noter que le bureau de signalement doit être indépendant et impartial. Le bureau de signalement peut également être géré en externe par des tiers indépendants. Dans ce cas, il est recommandé aux entreprises de se faire conseiller par des spécialistes.

C'est surtout lors de l'implémentation de systèmes techniques dans le système de déclaration que sont rapidement concernés des domaines de la protection des données, du droit du travail et tout simplement de la praticabilité, dans lesquels les questions qui se posent peuvent rapidement dépasser la tête de l'entreprise. Dans ce cas, un conseil professionnel est indispensable.