Nous ne sommes qu'une petite association

Protection des données dans une association, "Que peut-il arriver, nous ne sommes qu'une petite association". La phrase est facile à prononcer, mais elle pourrait finalement coûter la tête de l'ensemble de l'association. Non pas qu'un avertissement soit prononcé par l'autorité ou que celle-ci passe outre une fois, non, en plus des amendes, même le comité directeur est appelé à passer personnellement à la caisse.

Pourquoi dans la protection des données au sein de l'association ?

Même dans la plus petite association, des données à caractère personnel telles que le nom, la date de naissance, le numéro de membre et les coordonnées bancaires sont traitées et permettent de tirer des conclusions sur la personne concernée.

Au sein de l'association, les données des membres, des professionnels et des bénévoles, ainsi que des fonctionnaires, des supporters et des prestataires de services sont traitées.

Protection contre le vol de données

La responsabilité dans le traitement des données à caractère personnel est élevée et le traitement doit être bien protégé. C'est pourquoi, par exemple, vos ordinateurs doivent être protégés par des mots de passe et des antivirus, les données doivent être sauvegardées régulièrement et les mises à jour de sécurité doivent être effectuées.

Délégué à la protection des données

Conformément à l'article 37, paragraphe 7 du RGPD, l'association doit notifier son délégué à la protection des données à l'autorité de contrôle compétente. Vous pouvez bien sûr le faire via le service de formulaire en ligne ou par voie postale. Le délégué à la protection des données est désigné par le conseil d'administration. Il doit posséder les compétences professionnelles et la fiabilité nécessaires à la réalisation de ses tâches. (§ 4 f alinéa 2 BDSG). Cela implique une connaissance de l'association, mais aussi des connaissances de base en matière de droit de la protection des données.

Enfants et adolescents

Les membres de moins de 16 ans sont particulièrement protégés. Dans ce cas, les représentants légaux doivent remplir et signer la déclaration dite de consentement, ce n'est qu'alors que celle-ci est juridiquement valable.

En bref : Les associations devraient également se pencher à l'avenir sur le thème de la protection des données et remplir dès maintenant les conditions de base. Cela signifie obtenir les déclarations de consentement des membres/visiteurs de la fête, être attentif lors des manifestations à la présence d'une personne de confiance. Photographie  et les droits en matière de protection des données, de désigner un délégué à la protection des données et de toujours conserver les données en toute sécurité.