Congés maladie et protection des données

Il arrive que certains collaborateurs d'une entreprise soient absents pour cause de maladie. Dans ce cas, des données à caractère personnel sont collectées. Que faut-il communiquer dans ce cas et à qui ? Comment traiter les données des personnes en congé maladie ? Vous le saurez ici.

Informations du certificat d'incapacité de travail contenues sur les quatre pages :

• Caisse de maladie ou organisme payeur,
• Nom, adresse, date de naissance et numéro d'assuré de la personne malade,
• Identification de l'organisme payeur,
• Numéro de médecin et nom du médecin ayant établi l'attestation,
• les dates de délivrance du certificat, de constatation ainsi que de début et de fin probable de l'incapacité de travail,
• Certificat initial ou de suivi,
• le travail en est la cause (oui/non),
• Médecin de passage assigné (oui/non).

Sur la première, la troisième et la quatrième page, il est en outre indiqué

• jusqu'à six maladies ou ensembles de symptômes pouvant justifier une incapacité de travail (codés selon la CIM-10), mais pas pour les attestations du dentiste ;
• le statut de l'assuré,
• Numéro d'établissement,
• Accident comme cause (oui/non),
• Affection d'approvisionnement (oui/non),
• Prestations de réadaptation nécessaires (oui/non),
• réintégration progressive (oui/non),
• autres mesures particulières,
• Cas d'indemnité de maladie (oui/non), le cas échéant, certificat final (oui/non).

Sur la deuxième page (pour l'employeur), il manque la désignation de la maladie ou de ses symptômes pour des raisons de protection des données de santé et de secret médical.

Comment l'employeur peut-il traiter le congé de maladie ?

Lorsque l'employeur reçoit un congé de maladie, il doit le traiter de la même manière que les autres données à caractère personnel collectées pendant la relation de travail : L'employeur doit indiquer quelles données il traite (articles 13 et 14 du RGPD) et celles-ci doivent être supprimées lorsque le but de la collecte n'est plus valable. Un certificat de maladie ne peut être conservé que jusqu'à ce que les droits du travailleur à des indemnités de maladie, par exemple, soient réglés.  

En outre, l'arrêt maladie contient des données relatives à la santé (la seule information selon laquelle une personne est malade suffit), c'est-à-dire des données à caractère personnel d'une catégorie particulière (article 9 I du RGPD). Ces données sont donc soumises à une protection particulière. Cela doit se refléter dans le traitement des données : Les certificats de maladie ne doivent pas être copiés et doivent être éliminés de manière appropriée afin qu'aucune donnée ne soit plus reconnaissable. En outre, les données relatives à la santé des collaborateurs ne doivent pas être transmises à des tiers. Pour la transmission des arrêts maladie, il convient en outre d'utiliser des voies de communication sécurisées.

Que peut demander l'employeur ?

En principe, l'employeur a un intérêt légitime à obtenir des informations sur la date et la durée de l'absence d'un travailleur (article 32 I 1 BDSG). En outre, les travailleurs ont droit au maintien de leur rémunération en cas de maladie. Pour cette situation, l'article 5 de la loi sur le maintien de la rémunération (EntgFG) crée la règle selon laquelle le salarié doit informer immédiatement l'employeur (c'est-à-dire sans hésitation coupable) s'il est en incapacité de travail et combien de temps il est probable qu'il le reste.

En principe, un certificat médical ne doit être présenté qu'à partir du troisième jour d'absence, mais le contrat de travail peut en décider autrement.

D'un point de vue légal, il n'est pas nécessaire d'indiquer le motif exact de l'absence.

À qui l'employeur peut-il communiquer la maladie ?

Dans la plupart des entreprises, un cas de maladie signifie également qu'il faut trouver un remplaçant pour le collègue malade. Si une équipe est touchée, elle doit généralement réorganiser des processus entiers. Toute déclaration de l'employeur sur l'état de santé du collaborateur à des collègues ou à d'autres tiers est interdite par la législation sur la protection des données. Il peut y avoir une exception à cette règle si le collaborateur malade a donné son accord. Par ailleurs, un tel traitement des données relatives à la santé peut être nécessaire pour remplir les obligations découlant du contrat de travail.

Les collègues doivent également veiller à ne pas divulguer d'informations sur l'état de santé du collaborateur malade, par exemple aux clients.

Conclusion

En cas de maladie d'un collaborateur, de nombreuses données particulièrement sensibles sont collectées et doivent être traitées avec le plus grand soin. L'employeur n'est pas le seul à devoir garder une vue d'ensemble, les autres collaborateurs doivent également être formés à la protection des données.