El RGPD también se aplica a los propietarios. Aquí puede averiguar qué datos puede solicitar el arrendador y en qué fase del arrendamiento, y qué derechos asisten al inquilino en virtud de la legislación sobre protección de datos.
Principio: ¡Depende!
En cualquier caso, el principio de economía de datos se aplica a la recogida de datos del inquilino por parte del propietario. Esto significa que sólo pueden solicitarse los datos necesarios. Al mismo tiempo, el propietario sólo puede solicitar datos que necesite en ese momento para un fin concreto.
Qué datos son éstos en cada caso suele diferir en función de la fase de la relación arrendaticia en la que se encuentren el inquilino (potencial) y el propietario. Como ocurre a menudo, ¡depende!
Fase 1: Futuro inquilino
Si un inquilino (potencial) se pone en contacto con el propietario porque está interesado en un piso ofertado, se recogen en primer lugar los datos de contacto del inquilino, como el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Pueden recopilarse siempre que exista una finalidad para ello. Si el posible inquilino ha retirado su interés, los datos correspondientes deberán borrarse de nuevo.
En caso de inspección, el propietario también puede exigir la presentación de un documento de identidad (documento real, sin copias ni fotocopias) para comprobar la identidad. Lo mismo ocurre con el certificado de idoneidad para la vivienda.
Etapa 2: Fase de solicitud
Si el propietario tiene que elegir entre varios posibles inquilinos, puede obtener más datos del inquilino para tomar una decisión (autodeclaración del inquilino). Los límites de esta autorrevelación residen en el ámbito personalísimo del inquilino.
Por ejemplo, el arrendador puede pedir información sobre la solvencia (información Schufa, prueba de ingresos, etc.), la ocupación, el número de personas que se van a mudar y la intención de tener animales de compañía. En cambio, el arrendador no puede pedir información sobre el estado civil, el embarazo, la nacionalidad, la religión, la orientación política o sexual, los antecedentes penales, los datos sanitarios o la pertenencia a sindicatos, asociaciones de inquilinos o partidos políticos.
Fase 3: Celebración del contrato
Si se inicia un contrato, el propietario puede pedir datos que sean relevantes para el contrato. Esto incluye también los datos necesarios para el ejercicio del arrendamiento. Esto incluye, sobre todo, datos sobre cuentas bancarias y acuerdos de garantía.
Etapa 4: Arrendamiento existente
Incluso durante el arrendamiento existente, los datos del inquilino siguen estando protegidos por la protección de datos. Salvo que exista la obligación de conservarlos, los datos cuya finalidad haya dejado de existir deben suprimirse inmediatamente.
En principio, el propietario no tiene derecho a entrar en la vivienda alquilada durante el arrendamiento en curso. Esto violaría de nuevo la esfera personal del inquilino. Por tanto, la entrada en la vivienda alquilada debe acordarse con el inquilino y requiere su consentimiento. Estas normas también se aplican a la gestión de la propiedad.
En el transcurso de un arrendamiento, puede ocurrir que el propietario encargue a un artesano la reparación de la vivienda alquilada. Los datos (de contacto) del inquilino sólo podrán tratarse con su consentimiento. Más información sobre la divulgación de datos aquí.
El propietario también puede encargar a un tercero el tratamiento de los datos del inquilino (por ejemplo, servicios de lectura de contadores). Esto constituye lo que se denomina Procesamiento de trabajos. En ese caso, el propietario sigue siendo responsable de la tramitación.
Derechos del inquilino
Si el propietario hace preguntas durante la fase de solicitud que no está autorizado a hacer, el inquilino potencial puede mentir o negarse a contestar sin ninguna consecuencia.
Además, el inquilino tiene derecho a que el propietario le informe en cualquier momento sobre qué datos ha recopilado sobre él, cuándo y con qué fin.
Si el propietario viola la protección de datos del inquilino, pueden imponerse sanciones en virtud de la ley de protección de datos. Tras una revisión por parte de las autoridades competentes en materia de protección de datos, puede incluso imponerse una multa.
Consejos para propietarios
Como propietario, es aconsejable llevar un registro de toda la recogida de datos y, si procede, del consentimiento en todas las fases. Este registro también puede utilizarse para cumplir la obligación de llevar un registro de las actividades de tratamiento de datos. Puede obtener más información sobre esta obligación aquísobre el contenido y la estructura de un directorio de este tipo aquí.
¿Todavía tiene dudas sobre la protección de datos? Nuestro equipo de expertos estará encantado de ayudarle. Póngase en contacto con nosotros aquí.
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