Protección de datos de los empleados en relación con los ordenadores personales de servicio

En su sentencia de 7 de febrero de 2020, el Tribunal Regional de Trabajo de Colonia dictaminó que un empresario puede despedir sin preaviso a un empleado que, en contra de un acuerdo previo, utilice excesivamente su ordenador portátil de empresa para fines privados durante las horas de trabajo (asunto número 4 Sa 329/19). El caso se refería a varios meses en los que el empleado utilizó el ordenador portátil de la empresa varios días seguidos y durante varias horas cada vez para búsquedas privadas en Internet, correspondencia privada por correo electrónico y otras actividades ajenas a su relación laboral.

Desde un punto de vista puramente práctico, es por supuesto comprensible que un fraude tan extenso del tiempo de trabajo constituya una razón especial como la requerida para el despido sumario. Sin embargo, en el juicio también se planteó la cuestión de si el empresario puede ver el historial de navegación y de correo electrónico del empleado y utilizarlo como prueba ante un tribunal.

¿Prohibiciones procesales sobre el uso de pruebas?

El uso del navegador y del historial de correo electrónico del empleado podría estar prohibido por una prohibición procesal del uso de pruebas. Las prohibiciones procesales sobre el uso de pruebas prohíben el uso de determinadas pruebas existentes per se según el respectivo derecho procesal aplicable.

Si el trabajador y el empresario se enfrentan ante un tribunal, se aplican la Ley de Enjuiciamiento Civil y la Ley del Tribunal Laboral. Estas leyes sólo prohíben el uso de pruebas como excepciones que requieren justificación. En otras palabras, todo lo que una de las partes introduzca como prueba podrá utilizarse también en el juicio, salvo que se justifique lo contrario.

Por lo tanto, el uso del historial del navegador y del correo electrónico tendría que estar prohibido por una ley específica, ya que de lo contrario podría utilizarse como prueba.

¿Prohibición constitucional de explotación?

La prohibición de explotación podría derivarse del hecho de que se vulneren derechos fundamentales del trabajador.

El historial de navegación y de correo electrónico son datos personales en el sentido del GDPR. Después de todo, el historial del navegador puede utilizarse para identificar cuándo accedió el usuario a qué sitio web. Un portátil de servicio también puede asignarse a una persona concreta, de modo que exista una referencia personal definible. En el caso del historial de correo electrónico, esto ya se desprende, por supuesto, de los datos del destinatario y el remitente.

Los datos personales están protegidos principalmente por el derecho fundamental a la autodeterminación informativa. En este marco, sin embargo, el interés del empresario en la explotación y en el funcionamiento de la administración de justicia debe prevalecer sobre el interés en proteger el derecho fundamental del trabajador a la autodeterminación informativa para que se permita al empresario explotar los datos. También hay que tener en cuenta la gravedad de la interferencia.

Si el empleador procesa los datos en secreto, ello supone una violación considerable del derecho fundamental del empleado. Lo mismo se aplica si el empresario tiene un interés puramente probatorio en el tratamiento. El tipo de recogida de información y pruebas debe demostrar estar justificado y, por tanto, necesitar protección para que el empresario pueda utilizar los datos.

Si el empresario procesa el historial de navegación y de correo electrónico del trabajador precisamente para demostrar el fraude en el tiempo de trabajo (interés puramente probatorio), aquí se vulnera injustificadamente el derecho fundamental a la autodeterminación informativa. Por consiguiente, los datos no pueden utilizarse como prueba.

¿Justificación conforme a la ley de protección de datos?

Si, como en este caso, se están tratando datos personales, la ley de protección de datos podría ofrecer una solución. Al fin y al cabo, la ley de protección de datos conoce una serie de justificaciones para el tratamiento de datos.

...¿con consentimiento?

En primer lugar, debe considerarse el consentimiento de conformidad con el art. 6 I 1 lit. a DSGVO. En el caso resuelto por el tribunal, el empleado y el empresario habían acordado en un contrato sobre la cesión del ordenador portátil que "el empresario comprobará y evaluará los datos ubicados en el equipo de trabajo a efectos de su asignación a transacciones comerciales o privadas". Sin embargo, este "consentimiento" está formulado de forma demasiado imprecisa y amplia. El empleado no podía ver el alcance de la declaración porque no estaba claro qué datos se comprobarían y si, por ejemplo, también se verían afectados los correos electrónicos privados.

El consentimiento carece de validez legal.

...por otros permisos?

El empresario podría basar el tratamiento del historial de navegación y de correo electrónico en el artículo 26 I de la BDSG.

De acuerdo con esto, los datos personales de un empleado pueden recopilarse, tratarse o utilizarse a efectos de la relación laboral si ello es necesario para la decisión sobre el establecimiento de una relación laboral o, tras su establecimiento, para su ejecución o finalización.

Mediante el acuerdo firmado sobre la cesión de uso, quedó claro que los datos debían almacenarse con fines de control. A continuación, los datos almacenados se someten a un control de abuso, por ejemplo para determinar los usos privados que violan el acuerdo contractual. Así pues, el almacenamiento y la evaluación de los datos son necesarios para la ejecución de la relación laboral. El empresario tiene un interés legítimo en recoger estos datos.

El empresario puede basar el tratamiento en el artículo 26 I de la BDSG y también introducir los datos como prueba en el proceso.

Conclusión

Si a un empleado se le facilitan medios para que el empresario recopile datos personales, hay muchos escollos legales (de protección de datos) que hay que tener en cuenta. En cualquier caso, deben registrarse normas explícitas sobre el uso y la verificación de los medios. Aquí se entrecruzan varias disposiciones y ámbitos jurídicos. A este respecto, es esencial contar con el asesoramiento de expertos.