Nueva directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades

La nueva Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades se aplicará a partir del 17 de diciembre de 2021. Inicialmente, las empresas con al menos 250 empleados y, a partir del 17 de diciembre de 2022, las empresas con al menos 50 empleados estarán obligadas a establecer una estructura clara para que los denunciantes puedan comunicar hechos o incidentes. La ley adicional alemana que se ha aprobado probablemente cubrirá también las infracciones en el ámbito de los excesos de jornada laboral, el impago de salarios mínimos o acordados colectivamente o la información falsa sobre requisitos de licitación, y ofrecerá una protección aún mayor a los denunciantes en Alemania.

Pero, ¿qué debe saber y observar una empresa en relación con la nueva Directiva de la UE sobre suministro de información? He aquí un breve resumen.

Situación inicial

Incluso antes de la creación de normas internacionales, los denunciantes fiables han sido importantes para el buen funcionamiento de una empresa. Alrededor del 43 % de todos los incidentes de delitos de cuello blanco ("casos de fraude") en las empresas se detectan con la ayuda de denunciantes internos.

Sin embargo, la protección de los denunciantes sigue siendo insuficiente en la mayoría de las empresas. A menudo, los posibles denunciantes se sienten presionados para no presentar sus denuncias y en muchos lugares faltan procesos estructurados y organizados para presentar y tramitar dichas denuncias. Sin embargo, con un sistema de denuncia fiable, los casos de fraude pueden identificarse más rápidamente y procesarse con mayor eficacia.

Cambio debido a la Directiva de la UE sobre suministro de información

La Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades tiene por objeto hacer más fácil y segura jurídicamente la denuncia de posibles conductas indebidas y amenazas, especialmente para el denunciante.

La Directiva obliga a un nivel mínimo de protección para el denunciante respectivo. Además, cada Estado miembro puede dictar normas que vayan más allá de este nivel mínimo, pero no debe quedar por debajo. Así, el debate actual en la legislación alemana también indica que la ley alemana quiere ampliar aún más la protección. Por ejemplo, el proyecto de ley alemán prevé la protección de los denunciantes también en caso de información sobre otros delitos penales. El motivo oculto es que, de lo contrario, habría un trato desigual de los denunciantes, que es exactamente la consecuencia que la Directiva pretendía eliminar: Que los denunciantes no presenten su denuncia por miedo a las consecuencias.

Quién está protegido

La Directiva de la UE sobre denuncia de irregularidades protege a todas las personas que hayan obtenido información sobre infracciones en su entorno profesional. Estas personas están protegidas independientemente de que trabajen en el sector público o privado.

También están cubiertos los denunciantes que hayan obtenido un chivatazo en el contexto de una relación laboral ya extinguida.

Un chivatazo es cualquier información que el denunciante tenía motivos razonables para creer que era cierta en el momento de la denuncia y que luego comunicó.

Qué está protegido

La Directiva protege la confidencialidad de la identidad del denunciante y de los terceros mencionados en la denuncia. La empresa también debe proteger a estas personas de desventajas como la discriminación y el despido.

El objetivo primordial es proteger las denuncias a través de los canales internos de información. Sin embargo, el denunciante es en principio libre de hacer una denuncia externa (por ejemplo, a una autoridad competente) en lugar de utilizar los canales internos. En ese caso, también estará protegido por la Directiva.

Sanciones

Si las empresas toman medidas negativas contra el denunciante, violan la confidencialidad de la denuncia u obstruyen o intentan obstruir la denuncia, esto se sancionará con arreglo a la Directiva.

Requisitos de los sistemas de denuncia de irregularidades

La importancia más práctica para las empresas es probablemente que la Directiva establece requisitos para los sistemas de denuncia de irregularidades.

La empresa debe establecer procedimientos internos adecuados para la recepción de informes y procesos para su correcto seguimiento. Las denuncias deben poder hacerse por escrito o verbalmente y, si el denunciante lo desea, en persona. En todos los casos, debe mantenerse la confidencialidad de la identidad del denunciante. Debe enviarse acuse de recibo al denunciante en un plazo de siete días a partir de la denuncia, y debe informársele de cualquier medida adoptada o que se haya adoptado en un plazo máximo de tres meses.

El proyecto de ley alemán también establece que los MROS deben mantener el contacto con el denunciante para obtener cualquier otra información que pueda ser necesaria. De este modo, se podrá comprobar más eficazmente la validez de la información y adoptar las medidas oportunas (inicio de investigaciones internas, remisión del denunciante al organismo competente, presentación de la investigación a la autoridad competente, etc.).

Además, según el proyecto, el informe debe documentarse para su recuperación permanente, manteniendo la confidencialidad. De este modo, el denunciante también debe tener la posibilidad de corregir su denuncia en una fecha posterior.

La oficina de información interna también debe proporcionar información clara y fácilmente accesible sobre las posibilidades de informar a organismos externos.

Corresponde a la propia empresa decidir cómo se establecen estos canales de información y qué departamento se designa como oficina de información. No obstante, debe tenerse en cuenta que la oficina informadora debe ser independiente e imparcial. La oficina de notificación también puede ser gestionada externamente por terceros independientes. En este caso, es aconsejable que las empresas busquen el asesoramiento de expertos.

Especialmente cuando se implantan sistemas técnicos en el sistema de información, rápidamente se ven afectados ámbitos de la protección de datos, el derecho laboral y simplemente la practicidad, donde las cuestiones que surgen pueden ponerse rápidamente encima de la empresa. El asesoramiento profesional es indispensable en este caso.