Baja por enfermedad y protección de datos

Ocurre que algunos trabajadores de las empresas se ausentan por enfermedad. Esto se traduce en datos personales. ¿Qué hay que comunicar a quién en estos casos? ¿De qué otra forma deben tratarse los datos del trabajador de baja por enfermedad? Puede informarse aquí.

Información del certificado de incapacidad laboral contenida en las cuatro páginas:

• Caja del seguro de enfermedad o unidad de coste,
• Nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de asegurado del enfermo,
• Identificador de la unidad de coste,
• Número de colegiado y nombre del médico certificador,
• Fechas de expedición del certificado, de la determinación y del inicio y fin previsto de la incapacidad laboral,
• Certificado inicial o de seguimiento,
• es el trabajo la causa (sí/no),
• Asignado a un médico de tránsito (sí/no).

En la primera, tercera y cuarta página se anotan además:

• hasta seis enfermedades o complejos sintomáticos que puedan justificar una incapacidad laboral (codificados según la CIE-10), pero no en el caso de los certificados del dentista;
• Situación del asegurado,
• Número de centro de explotación,
• Accidente como causa (sí/no),
• Estado del suministro (sí/no),
• Servicios de rehabilitación necesarios (sí/no),
• reintegración gradual (sí/no),
• otras medidas especiales,
• Caso de subsidio de enfermedad (sí/no), certificado final si procede (sí/no).

En la segunda página (para el empresario), falta el nombre de la enfermedad o sus síntomas por razones de protección de los datos sanitarios y del secreto médico.

¿Cómo puede gestionar el empresario las bajas por enfermedad?

Cuando el empresario recibe un parte de enfermedad, debe tratarlo del mismo modo que los demás datos personales recogidos durante la relación laboral: El empresario debe indicar qué datos procesa (art. 13, 14 del RGPD) y éstos deben suprimirse cuando deje de aplicarse la finalidad de la recogida. Una baja por enfermedad sólo puede conservarse hasta que se hayan resuelto, por ejemplo, las reclamaciones de indemnización por enfermedad del trabajador.  

Además, la nota de enfermedad contiene datos de salud (basta con saber que una persona está enferma), es decir, datos personales de una categoría especial (Art. 9 I GDPR). Por lo tanto, los datos están sujetos a una protección especial. Esto debe reflejarse en la forma de tratar los datos: Las notas de enfermedad no deben copiarse y deben eliminarse adecuadamente para que no queden datos reconocibles. Además, los datos sanitarios de los trabajadores no deben transmitirse a terceros. También deben utilizarse canales de comunicación seguros para la transmisión de partes de enfermedad.

¿Qué puede preguntar el empresario?

En principio, el empresario tiene un interés legítimo en recibir información sobre cuándo y durante cuánto tiempo se ausentará un empleado (artículo 32 I 1 de la BDSG). Además, los trabajadores tienen derecho a seguir percibiendo su remuneración en caso de enfermedad. Para esta situación, el artículo 5 de la Ley de Continuación de la Remuneración (Entgeltfortzahlungsgesetz - EntgFG) establece que el trabajador debe informar al empresario inmediatamente (es decir, sin vacilación culpable) si está incapacitado para trabajar y cuánto tiempo se prevé que dure esta situación.

Por regla general, el certificado médico sólo debe presentarse a partir del tercer día de ausencia, pero el contrato de trabajo puede estipular otra cosa.

Desde un punto de vista jurídico, no es necesario dar una razón exacta de la ausencia.

¿A quién puede informar el empresario de la enfermedad?

En la mayoría de las empresas, una enfermedad significa también que hay que encontrar un sustituto para el compañero enfermo. Si un equipo se ve afectado, suele tener que reprogramar procesos enteros. Todas las declaraciones sobre el estado de salud del trabajador realizadas por el empresario a sus compañeros o a terceros no están permitidas por la ley de protección de datos. Una excepción puede ser que el trabajador enfermo haya dado su consentimiento. Además, dicho tratamiento de datos sanitarios puede ser necesario para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo.

Los compañeros también deben tener cuidado de no revelar ninguna información sobre el estado de salud del empleado enfermo a los clientes, por ejemplo.

Conclusión

En caso de enfermedad de un empleado, se generan muchos datos especialmente sensibles, que deben tratarse con el debido cuidado. No sólo el empresario tiene que hacer un seguimiento, sino que también los demás empleados tienen que recibir formación sobre la ley de protección de datos.