Formación sobre protección de datos para empleados

Las empresas suelen tratar a diario con datos personales de terceros. Si se cometen errores en el tratamiento de estos datos, existe el riesgo de que se impongan multas elevadas en virtud del GDPR y, en caso de violación de datos, de que se dañe la reputación de la empresa debido a la obligación de informar.

Para evitarlo, hay que empezar directamente por el origen de los posibles errores en el tratamiento de los datos personales: Con los empleados. Si los empleados no están sensibilizados con la protección de datos, pueden cometer errores graves de forma totalmente involuntaria.

Aquí puede averiguar cómo y por qué debe llevarse a cabo dicha sensibilización.

¿Formación presencial o en línea?

Especialmente para la formación de departamentos enteros, a menudo se prefiere la formación presencial. La empresa contrata a un proveedor que forma a los empleados in situ y responde a sus preguntas.

Sin embargo, en tiempos de creciente digitalización y oficinas en casa, la formación en línea o los seminarios web (eLearning) también son una opción. La ventaja es que los empleados pueden formarse independientemente de su lugar de trabajo actual y aprender activamente el tema por sí mismos en lugar de tener que asistir a otra formación presencial. Además, esta solución es más flexible y requiere menos organización. La formación en línea también es adecuada para formar tanto a grandes como a pequeños grupos de empleados.

Hay que asegurarse de que la formación vaya seguida de una breve prueba para comprobar si se ha alcanzado el objetivo de aprendizaje.

Si busca cursos de formación en línea adecuados, encontrará aquí encontrado.

¿Qué contenidos deben incluirse?

Como primer paso, los empleados deben familiarizarse con los principios básicos de la protección de datos: ¿Cuál es la finalidad de la protección de datos? ¿Qué son los datos personales? ¿Qué obligaciones del responsable del tratamiento se oponen a qué derechos del interesado? ¿Qué debe tenerse en cuenta al dar el consentimiento para el tratamiento? ¿Cuándo pueden divulgarse los datos personales? ¿Qué requisitos técnicos deben cumplirse? ¿Qué ocurre si algo va mal?

Encontrará estos temas, por ejemplo aquí en pocas palabras en un curso de formación de personal en línea.

Además, los empleados también deben recibir formación sobre protección de datos específicamente adaptada al ámbito en el que trabajan. En una oficina en casa, por ejemplo, hay que observar cosas distintas que en la propia oficina de la empresa, y un empleado de una guardería tiene que prestar atención a cosas distintas que un empleado del departamento de personal.

Puede encontrar cursos de formación de empleados en línea adaptados a áreas y entornos de trabajo típicos, por ejemplo aquí.

¿Es obligatoria la formación?

De hecho, ni en el GDPR ni en la BDSG existe una obligación explícita de que los responsables del tratamiento formen a sus empleados. Sin embargo, no impartir formación tiene consecuencias desagradables en virtud del RGPD:

• Es mucho más fácil cumplir con la obligación de rendir cuentas prevista en el artículo 5 II del RGPD si todos los empleados están formados.
• El nivel de protección del art. 32 del GDPR sólo puede mantenerse si los empleados reciben formación y están obligados a cumplir lo que han aprendido. Esto es especialmente importante para los encargados del tratamiento, lo que también se establece en el art. 28 III lit. a del RGPD.
• Si se produce una violación de datos, la prueba de que los empleados han recibido formación suficiente puede mitigar las sanciones impuestas por la autoridad de control.

¿Con qué frecuencia debe impartirse la formación?

Tampoco existe una normativa legal al respecto. Sin embargo, es lógico que la formación en derecho de protección de datos deba repetirse periódicamente para comprobar, refrescar y actualizar el estado de los conocimientos.

Cada formación debe documentarse y certificarse con una prueba final para poder demostrar posteriormente que la formación ha sido suficiente.

Asegúrese de consultar con su responsable de protección de datos para encontrar la mejor solución para su empresa y resolver cualquier duda que pueda surgir.